跟单文员的礼貌礼仪知识学习

发布 2019-07-01 22:06:00 阅读 1087

文员礼貌礼仪服务态度规范。

为了塑造和维护公司的良好企业形象,加强文员礼貌礼仪和服务态度管理,培养每一位文员良好礼貌礼仪规范,特制定本规范:

一、文员上班时必须仪表端庄、服装整洁。

1. 头发:经常清洗,修剪、梳理,保持清洁,。

2. 指甲:不能太长,应经常注意修剪。涂指甲油尽量用淡色。

3. 口腔:保持清洁,上班前不要吃有异味食品。

4. 化妆 :化妆清淡,应给人清洁健康的印象,不能浓妆艳抹,不宜用香味浓烈的香水。

5. 服装:上班时统一厂服,要求整洁,衬衫的领子与袖口不得污秽,不得穿短裤、拖鞋。

二、.文员应保持优雅的姿势和动作,不得将脚架在椅、桌上,离开座位应将椅子推入桌子下或靠近桌边。

1. 站姿:站立时双腿略分开,肩膀平直,挺胸收腹,始终给人一种精神饱满,气质非凡的感觉,切忌侧身乱靠,来回走动手足无措或双手插在裤袋里,与人说话时不要双手抱在胸前,以免给人傲慢的感觉,应双臂自然下 .

2. 坐姿:上身端正、下身自然,双手自然放在腿上,不要把手夹在双腿之间,双脚不要叉开。

3.行姿:行走时下巴微收,挺胸收腹,步履轻松矫健,不要走八字脚。

4. 与同事相遇应点头行礼表示致意。

5. 握手时用普通站姿,并目视对方眼睛。握手时脊背要挺直,不弯腰低头,要大方热情,不卑不亢。

6. 出入办公室的礼貌:进入房间,要先轻轻敲门三声,听到应答再进,方才进入,回手关门,不能大力、粗暴。

进入房间后,如对方正在讲话,要稍等静候,不要中途插话,如有急事要打断说话,也要看住机会。而且要说:“对不起,打断你们的谈话。

”7. 递交物件时,如递文件等,要把正面、文字对着对方的方向递上去,如是钢笔,要把笔尖向自己,使对方容易接着;至于刀子或剪刀等利器,应把刀尖向着自己。

8. 走路时要放轻脚步。无论在自己的办公室,还是其他办公室,不要一边走一边大声说话,更不能唱歌或吹口哨等。在通道遇到上司或客户要礼让,不能抢行。

9. 上班时间不得在办公室闲聊,更不允许大声喧哗。

三、 正确使用公司的物品和设备,提高工作效率。

1. 公司的物品不能野蛮对待,挪为私用。

2. 借用他人或公司的东西,使用后及时送还或归放原处。

3. 工作台上不能摆放与工作无关的物品。

4. 公司内以职务称呼上司,同事间以张生、何工、卢师傅、赵姨、刘大姐、小杜等称呼,客户间以先生、小姐等相称。

5. 未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。

四、 上班时要正确、迅速、谨慎地打、接**与客户沟通

1. **铃响及时接听,在第二声铃响时取下话筒。勿让铃声超过三下,迟接**应表示歉意。

2.通话时先问候,并自报公司、部门。例如:您好!志华uv,我是文员组业务客跟单文员 ,请问有什么可以帮到您吗?

3.对方讲述时要认真聆听,并记下要点,不时用“嗯”“是”“好的”表示专心的听,明白对方意思后及时给予适当反馈。决不要随意打断对方讲话。

特别是客户投诉时,要认真倾听,虚心接受意见,更不能将话筒放在桌面上。

5.接听**时应先准备笔记本,未听清楚时,用委婉的语气告诉对方,再说一遍,重要事宜记录后还需要重复确认一次,谈话结束时应表示谢意“再见”或“谢谢“,待对方切断**,自己再放话筒。

6. 通话简明扼要,不得在**中聊天,不得打私人**。

7.接听**时声音轻柔、自然、音量适中,不要影响他人工作。

8.若接通**后,发现要找的同事不在,不能说“不知道他不在”应礼貌处理。例如:

等他回来后,让他马上给您回**,好吗?或者“先生、小姐您贵姓,我可以帮您转告吗?您的**号码是 ,有什么事情我可以帮到您吗?

9.如对方拨错**时应说“对不起您拨错**了,这里是志华uv,请您好再拨一次好吗?再见。

五.接待工作及其要求:

1.仪表端正大方,举止文明,神态自然,面带微笑。

2. 接待客户时应主动让座、端茶送水、热情、大方、微笑服务,让客户感到温暖热情。不要以貌取人,不盛气凌人,与客户约见要准时。

3. 来客多时按序进行,不能先接待熟悉客户。

4. 与同行交谈时,要注意分寸,谦虚谨慎;与客户交谈时,细心耐心地聆听对方、热情诚恳、语言流利、准确、清晰。

5.对客人来访应表示热烈的欢迎,当送客人回时,应表示感谢。例:“感谢您对我们公司工作理解与支持,欢迎您好再次光临,请慢走!”

六.介绍和被介绍的方式与方法:

1 直接见面介绍的场合下,应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断,可把年轻的介绍给年长的。在自己公司和其他公司的关系上,可把本公司的人介绍给别的公司的人。

2 把一个人介绍给很多人时,应先介绍其中地位最高的或酌情而定。

3. 男女间的介绍,应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时,若女性年轻,可先把女性介绍给男性。

七.名片的接受和保管:

1. 名片应先递给长辈或上级。

2. 把自己的名片递出时,身体稍前倾,双手握住名片两角,应把文字向着对方,从正面向对方递出,并应说“请多多指教”。

3. 接对方的名片时,应起身用双手去接受并表示谢意,双手接过名片后应认真看一遍并细声诵读对方姓名、职务以表示尊重,然后对收到的名片妥善保管,以便检索备用。

跟单文员工作内容

1.听从上级管理意见,听从其他部门,每日下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。2.负责客户样品管理 1 当工程接到新产品单时,配合工程向客户寻求相关资料,2 当客户有交货需求时,督促工程迅速完成样本工作。3 如送样前客户提出交货,要求客户提出预产forcost或其他生产排程依据,以方便安排生产。4...

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