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通过学习本课程，你将能够：
熟知会议准备工作；
学会选取会议厅和布置会场；
知晓会场的座位安排；
了解与会人员的基本礼仪。
一、充分做好会议准备。
好的开始等于成功的一半，会议前期准备工作对会议起着决定性的作用。会议准备越充分，越能获得比较理想的效果。
1.材料准备。
图1 会务必备材料清单。
如图1所示，会前需准备的材料非常多，包括开会通知单/邀请函、会议议程、会议议题、主持词、发言人介绍和会议证件、相关**制定以及相关必备用品等。
开会通知单/邀请函。
会议前要准备开会的通知和邀请函，其注意事项如下：
第一，由会议主持者撰写，再交由领导审阅，然后通过电子邮件、信件或**等方式发出。
第二，如果是公司内部的小型会议，可以将通知直接张贴于公司通知栏内；如果是大型会议，则必须有书面通知。
会议议程。会议议程就是列出会议的议事程序，简单介绍各阶段的活动。
会议议题。会议议题主要指开会的目的，是会议沟通的重点，不可过于偏僻。
确定议题后要提前通知领导、发言人及其他参会人员，让他们确定在会上是否发言及发言时间。
主持词。主持词由主持人撰写后交由领导审核。
主持词语言要严谨，特别是行政机关的会议，主持词中不可涉及个人隐私和****。
发言人介绍和会议证件。
会议组织人员需提前准备发言人介绍和会议的证件。
相关**制定。
会议相关**包括会议组织团队编排表、与会人员登记表、会议现场人员编排表、迎送团队编排表、参会入住签到表、会议签到表等。
一般来说，小型会议不需要准备**，但大型会议必须准备**。在发给参会人员的资料中必须说明会议的接待人、主持人、会场的纪律负责人、服务人员，并备注联系人员的****，还要通知联系人员在会议期间随时保持手机开机状态。
相关必备用品。
在会议中，会议组织者还需要准备与会人员文具用品、白板、笔、视听器材、桌花、座位卡、饮用水、茶点、会议**等相关品。
2.会场选择和布置。
会前除了需要准备相关材料，还要选择和布置会场。
会场选择。在选择会议厅时，需要注意两点：
会议厅的容量与会议的需要相匹配。判断会议厅的容纳量，主要看主席台的大小、座位多少、是否需设置演讲台和演讲席、设备是否齐全等因素。
根据不同的会议地点做不同的准备工作。如果在酒店会议室开会，需要提前与酒店工作人员进行协商和沟通，了解酒店能够提供的设备和服务。比如，酒店提前设置的水牌（指示牌）上标注的会议名称、时间、参会人员、地点等是否清晰，茶水服务由哪一方来提供等。
如果在单位会议室举行会议，需要根据具体情况准备酒水、会议设备以及提供各种服务等。
会场布置。设计名牌。开会时会议组织者要提前布置会场的座位，即在座位上设置名牌。
如果会议是外包的，会议方应提前打印出名单交给外包方制作名牌；如果会议是自己举办的，就要自己制作名牌。如果是重要的大型正式会议，名牌的字体要选择宋体；如果是较轻松的会议，名牌的字体可以选择楷体或魏碑。打印名字的纸张一般以粉色系为宜，也可选择大红色。
悬挂海报、条幅。会场悬挂的条幅的布置要点有两个：第一，一般选择红色的布，上面印白色或黄色的字，字数和长度也要提前斟酌，并向领导汇报；第二，条幅一般悬挂于领导席上方，便于拍照。
海报可以直接印制背景板，如在签约仪式上，可在主席台的后方放置大幅海报，印上签约双方的单位名称以及一些小的事项和备注等。
安装和调试设备。会议需用的设备必须提前进行安装、调试，确保会议顺畅地举行。
另外，材料、桌签的摆放位置也是非常讲究的。
3.座次安排。
座次安排是会议准备中的大事情，不能有丝毫马虎。
大型会议座次安排。
主席台。安排主席台的座次时，要以左为上，遵循**高于两侧、左侧高于右侧、前排高于后排的原则，并征得领导的同意。这里的左侧，是以主席台上面的位置为标准的，而不是以站在群众席为标准的，如图2所示。
图2 大型会议主席团排座（单数）
如果领导位数为偶数，就要空出中间位置，根据一左一右的规则安排位次，如图3所示。
图3 大型会议主席团排座（双数）
发言席。发言席通常安置在会场中间或偏右，单设的主持席应该设在主席台右侧，如图4所示。
图4 大型会议发言席位置。
小型会议座次安排。
图5 小型会议座次安排。
如图5所示，小型会议的排座方式是：正对门口的位置为上座（主席位）；主席位安排好后，其余座位依照自左而右或自右而左安置，也可以自由就坐。
无论任何情况，都需要根据单位实际情况进行安排。
二、与会人员的基本礼仪。
无论何时参加会议，都要自觉遵守会场礼仪，有所约束。
1.发言人礼仪。
在参会过程中，作为会议的发言人，主要做到以下二点：
第一，提前了解发言材料，熟悉材料，必要时可以准备演讲稿或手持稿予以辅助；
第二，在发言过程中，要与全场参会人员互动交流，要顾及全场、全情投入。
2.主持人礼仪。
会议中，主持人应该着正装，注意自己的行为举止，严格自律。
除了上述要求之外，所有参会人员都应遵守下列规范：
第一，不迟到、不早退；
第二，认真聆听发言，重点内容做记录；
第三，不做与会议无关的事情，如看报纸、抓耳搔腮、转笔等；
第四，坐姿端正，不倚、不靠、不斜坐，正面面对发言者，以示对发言者的重视和尊重，这也是对自己的尊重；
第五，手机关闭或调成震动状态。
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