领导者的会议管理

发布 2019-09-06 12:14:00 阅读 7271

【领导讲座】

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会议是领导活动的特殊载体,领导者需要用很多时间去主持会议或者参加会议。我们反对文山会海,但是并不反对会议本身。因此,有必要研究领导者的会议管理问题。

会议的功能会议的功能表现如下:其一,会议是实现领导目的的重要方法。为了实现领导的目的,必须找到一定的方法,通过一定的途径。

会议就是重要的方法。例如,为了实现目的,必须统一组织的思想,而统一思想离不开会议。其二,会议是进行创造的特定条件之一。

有些会议是产生思想的会议,譬如论证会,在这种会议上,与会者通过思想的交流,观念的碰撞,可以产生创造性。如果不开会,仅仅靠一个人在那里冥思苦想是不能达到某种创造目的的。某种创造要靠特定的条件,领导活动中的决策问题就是如此。

因为决策涉及到十分复杂的因素,涉及到十分具体的方案,要收集大量的信息,而这些是个人无能为力的,只有通过会议来进行解决。其三,会议是沟通的渠道。在领导活动中,领导者与被领导者之间需要进行沟通,组织与组织之间需要进行沟通,职能部门与职能部门之间也需要进行沟通,尤其是在发生矛盾的时候更是如此,其中有的沟通是离不开会议的。

如果不及口张世和。

时地进行沟通,日积月累,难以化解矛盾,会间接或者直接地给工作造成损失。所以,领导者必须重视这种会议。其四,会议是统一号令.进行协调的手段。

在任何一个群体中,都有先进与落后之分,也有超前与滞后之分。所谓超前行为,是指当客观条件还不成熟的时候所采取的急于求成的一种行为;所谓滞后行为,是指当客观条件已经成熟的时候却按兵不动。这两种行为都是对实现共同目标不利的,因此必须进行协调。

其五,会议是发现人才的一个场所。这是由会议的创造性功能所决定的。在会议上,可以看出一个人的思维方式、分析问题的能力、解决问题的能力等。

其六,会议是宣传教育的载体。宣传与教育应当有一个场,当形成一个场的时候,宣传与教育才会发生作用,而会议譬如形势教育会就能起这样的作用。会议的分类可以从信息传播的方向、工作状态、思维状态和宏观与微观的角度过对会议进行如下分类:

一是传达型与汇报型。传达型的会议是信息从上往下的传输。传达型会议的根本目的是将上级的有关意图、工作部署、安排等告知下级,从而为工作的进行打下基础。

因此,在传达型的会议上,领导者必须原原本本地进行传达,否则,会给工作造成干扰,不利于领导目标的实现。汇报型的会议是信息从下往上的传输。这种会议必须汇报出具体的作法,特别是新的经验,因为听取汇报是要从汇报的内容中。

进一步总结出规律性的东西,从而。

为制定政策或者决策确定依据。既。

然如此,汇报会上就不应汇报那些常规性的做法,因为这些对听取汇报者来说没有意义。

二是例行型与紧急型。例行型会议是对工作进行检查或者进行协调的会议。因为我们在工作中进行着职能式的领导,职能部门之间需。

要进行协调,只有这样才有利于决策目标的实现。所以,例行型的会议是必不可少的,在一定时间中必须开,这也叫例会。紧急型的会议是针对紧急事件而召开的会议,这种会议的主要目的是尽快控制事态的发展。

所以,会议的节奏必须要快,领导者必须当机立断。三是创意型与执行型。创意型的会议,譬如决策的论证会。

这种会议应当充分调动与会者的思维,是一种产生思想的会议。这犹如散文,应当“形散而神聚”,思想是发。

散的,目标是集中的。执行型的会议是当某种决定做出以后所召开的会议,这种会议要进行具体的安排和布置,而且只能斩钉截铁,1+1只能等于2,绝不能等于其它。在这种会议上,领导者绝不能再征求对决定的意见,而只能说,问题就议会的誊导。

这么决定了,现在只能按照决定去办。否则,就会“形聚而神散”,达不到开会的目的。四是报告型和座谈型。

报告型的会议是面向听众的会议,这种会议如形势报告会,目的是总结成绩,指出问题,展望未来,鼓舞士气。座谈型的会议没有思想的交锋,但必须有思想的交流。其目的是通过思想的交流,进一步相互支持,协同共事。

会议的准备会议必须做好充分的准备,因为会议的各项准备工作关系到会议的质量,对此切不可掉以轻心。一是会议议题的确定。一个会议的议题不可多。

会议议题的确定:一是根据时机。当时机成熟的时候,才可将议题提上日程进行研究,然后作为会议的议题。

如果时机不成熟,就意味着条件还不具备,这时候议题的确定是没有意义的。二是根据权限所为。所提出的议题只有在权限范围内能够解决的情况下,才能提出进行研究,否则,所提出的议题会引起混乱。

三是根经费所限。有的会议议题与经费相关,没有经费支持的议题也是不能提出来进行研究的。二是会议议程的安排。

会议议程是会议的一种节奏,必须把握好。可以本着以下原则进行安排:一是先紧后松的原则。

紧急的问题放在前面,因为与会者的兴奋点在这上面,这和人们的心理有关。二是先重后轻的原则。重要的问题放在前面,不太重要的问题放在后面。

因为如果次序颠倒,在讨论重要问题的时候,人们的精力就会不够,从而影响会议质量。三是先大后小的原则。涉及共同性的问题放在前面,个别部门的问题放在后面。

因为如果把个别问题放在前面,而有的个别问题会涉及利益问题,由此引起与会者的消极情绪。这样,在讨论共同性的问题时,可能会因为消极情绪的影响,本来可以统一的思想也统一不起来。三是人员的确定。

参加会议的人员关系到会议的成本,无关人员必然使会议成本增大,同时会对会议造成干扰。所以应当根据会议的需要,认真确定参加会议的人员。

四是资料的准备。有的会议是要认真进行资料的准备的,譬如决策的论证会。否则,参加会议的人员不清楚有关的情况,很难进行讨论。

五是会务的准备。会务准备得如何,也是必须注意的问题。主持会议的艺术。

领导者是通过语言来主持会议。

的,这里从会议语言的角度作一。

论述。一是明晰而不含混模糊。会议。

一开始,就要用明晰的语言说明。

会议的主题,以便将与会者的注。

意力集中起来,围绕中心议题进。

行积极的思考。当会议发生偏向。

的时候,最好的办法还是要以明。

晰的语言重申会议的主题。含混。

模糊的语言容易使人们产生误解,达不到会议的目的。

二是清新而忌陈词滥调。我们。

应当有时间观念,陈词滥调必然浪费时间,使得时间拖长,会议成本增加。再则,不厌其烦的表述会。

使与会者的精神萎靡不振,影响会议质量。

三是简明而不拖泥带水。领导者要善于用简明的语言表达深刻的道理,而不要用口罗嗉的语。

言说明简单的道理。简明不是粗疏,否则,虽然简明却不解决问题。

四是善引导而不截言断语。作出一个科学的决策,需要多种方。

案。确立一个正确的观念,需要多。

种思想的交锋。与会者之间的分歧,是好事而不是坏事。因此,切不可。

不容反面意见。作为领导者应该特别注意,要在引导上多下功夫。只有如此,才能达到会议的目的。

五是善启迪而不一锤定音。领导者不能把会议搞成一言堂,而应。

该充分发扬民主,提倡各抒己见,然后对各种意见进行综合。领导者的一锤定音会破坏民主空气,也会损害自身形象。

六是善于感染而不冷若冰霜。特别是在形势报告会和座谈会上,领导者一定要富有热情,要达到鼓。

舞士气的目的,形成团结的气氛。总之,会议在领导活动中十分。

重要,领导者应当充分地利用好会议来实现领导目标。(作者系中国管理科学研究院领导科学研究所副所长、重庆市委党校研究生部副主任、教授)■

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