中职学校学生档案管理思考

发布 2022-02-13 09:11:28 阅读 9479

作者:郑凤琴。

**:《档案管理》2023年第06期。

学生档案是学生在校期间学习状况的原始记录,记录了学生的成长轨迹。同时也是学生管理、就业及社会选拔人才等的重要依据之一。目前社会上造假现象十分严重,为了维护学历的严肃性和权威性,教育部于2023年正式成立了学历认证中心。

认证中专学历时,规定需出具学生毕业学校提供的加盖学校红章的录取审批表复印件、学籍证明等。在提供学生档案利用时,笔者对发现的问题进行了思考。

1 学生档案管理中存在的问题。

1.1 学生档案管理归属不明确,档案保管分散。学生档案材料主要包括:

学生入学材料、新生录取花名册、入学登记表、学生各学科成绩、学生奖惩材料等。学校招生就业处掌握着新生录取的基础信息,教务处保存着学生各科成绩,学生处记录着学生奖励、处分等信息。这样就形成了多头管理,使档案的整体性得不到有效发挥。

这些部门又缺乏有效的沟通,致使学籍档案不能完整及时归档。有些机构撤销、合并后学生档案交接不及时还会造成档案材料的丢失。比如需永久保存的“新生录取审批表”就是学历认证必备的材料,一旦丢失,就给学历认证带来极大的麻烦。

1.2 学校、学生档案意识不强。学校教师和管理人员常常把学生的教育、教学及管理作为重要任务来抓,认为学生档案管理是软任务和辅助工作,做得好坏对现行工作影响不大。

思想上不重视,归档材料不完整,整理不规范。有相当多学生对所填写的档案材料不够重视,比如在填写“出生年月、姓名”等重要信息时不认真、和毕业证信息不符带来不必要麻烦。

1.3 学生档案管理没有相对成熟的档案管理软件系统。学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点,目前还没有一套完整适用、统一规范的管理应用软件,学生档案管理基本上还处于传统的、手工操作管理模式,难以适应现代化职业教育发展需要,也制约了学生档案工作标准化、现代化进程。

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