2019 档案管理制度

发布 2022-02-13 13:36:28 阅读 3791

江苏雨润农产品物流集团****。

档案管理制度。

第一章总则。

第一条为规范集团档案管理工作,提升集团档案管理水平,对集团各类重大原始资料进行有效保存和利用,以控股集团管理制度为准则,结合集团实际情况,特制订本制度。

第二条本制度主要适用于集团各部门和各项目公司。

第二章归档范围。

第三条根据集团业务活动产生的具有一定价值的各类资料和历史记录为依据,结合控股十大职能条线档案划分,划分为以下四个大类:(一)经营管理类:集团战略决策、经营计划、商业信息、资产管理、生产安全、投资发展等六个类别;

二)行政管理类:集团文化宣传、行政事务、法律事务、安全管理、对外事务和后勤保障类;

三)前期发展类:集团前期立项、土地拆迁、权证办理、政策申报类;

四) 其他业务类:集团涉及的人事、财务、部分建设类业务类。

第四条分类归档原则:

一)业务分类原则。

在分类存档过程中,按照上述四个大类进行归档整理,确保档案完整便于利用;

二)时间排序原则。

存档期限分为永久和定期,定期中一般分为30年和10年;在分类存档过。

程中,按照时间的先后顺序,以年、半年、季度、月为周期进行;需定期更新档案一般以半年度作为更新周期;

三)逻辑关联原则。

存档文件要保持逻辑连贯,如批复在前、请示在后的统一归档,正文在前、附件在后的统一归档,印件在前,原件在后的统一归档等。

第三章档案保管。

第五条各职能部门、项目公司应高度重视档案管理基础工作,原则上各单位应该配备一名专职档案员,并由各单位负责人牵头成立档案领导小组,人事、行政、财务、招商运营、前期、工程、规划条线部门负责人为成员,拟定各单位全年档案管理工作计划,建立完备的档案管理制度、流程和规范标准,在集团整体归档范围要求下明确各单位归档范围,同时全年应不低于2次集中召开档案管理工作专题会议。

第六条各职能部门、项目公司行政部门设置专人负责档案收集、保管工作,所属各部门应安排兼职人员进行档案保管;由行政部门牵头,各部门兼职档案人员参与,建立档案执行小组;执行小组按照档案领导小组工作计划安排,由行政部门牵头定期对各部门档案管理工作进行指导审查,各部门应积极配合并做好自检工作。

第七条各职能部门、项目公司原则上以行政部门作为本单位整体档案管理工作的总协调和牵头部门,对于本单位各条线重要档案,按照领导小组工作要求应统。

一、定期进行集中归档管理,各部门应按行政部门归档要求,全力配合好行政部门档案及时反馈工作。

第八条各职能部门、项目公司特别是已开业运营的项目公司,应适度加强档案管理人员和硬件设备投入,夯实档案管理基础工作;专职档案员应具备一定的档案管理专业知识和从业经验,定期组织单位档案管理和相关人员进行专项。

档案培训工作。

第九条各职能部门、项目公司应创造条件设置固定区域建立档案室;各项目档案室面积应不低于20㎡,位置得当利于安全;本着实用、利于成本控制原则,配置统一档案柜架满足档案存放要求,同时消防灭火器材、温度计、安全防盗设备必须备置到位。

第十条各职能部门、项目公司应针对控股和集团归档范围界定,按照各自所属业务条线,抓紧做好未存档案的补充完善,分类做好永久和定期存档档案保管工作;以定期和实时归档方式,对于合同、权证类等重要档案进行实时归档,对于文件、制度、会议及总结等日常档案以月度为周期进行归档。

第十一条档案管理人员应及时做好文件资料的收集、汇总、整理、分类、存档、保管、借阅、移交、销毁等基础工作。

第十二条档案管理人员负责从各单位收集须存档的原始资料后,进行统一登记编号;形成档案汇总目录一份,注明归档资料名称、类别、份数、**方、概况、密级等要素,并对每份资料编订档案,便于后续查询利用。

第十三条各项目公司、职能部门存档编号统一以“雨润农产品”首字母开头,后续注明存档单位相关信息。例如:集团办公室第58号会议纪要存档登记编号为:

yrncp—bgsjy—2012—058。

第四章档案使用。

第十四条集团任命的总经理以上级(含总经理级)借阅非密级档案,可以直接通过档案管理员办理借阅手续。

第十五条因工作需要,一般员工借阅非密级档案,需要部门负责人及办公室主任签字批准后,办理借阅审批表手续后方可借阅。

第十六条借阅档案原则上不允许外借;确需外借的,应严格履行外借手续,经项目第一负责人签字后方可外借,外借时间一般为三个工作日内,特殊情况可。

以延长;借阅期间要注意材料的保管,防止外泄,不可转借、摘抄、复制、修改、销毁等,只能专人专用。

第十七条重大保密档案将由控股集团档案管理部门负责保管,集团办公室负责做好档案信息登记,借阅密级档案的相关单位和个人须填写控股集团借阅申请单,经集团董事长或总裁签字批准后方可借阅。

第十八条档案鉴定和销毁工作应按照控股集团相关规定,由各单位档案管理领导小组牵头,鉴定人员按标准认真鉴定,办理好鉴定手续;对于判定为需销毁档案,应提报集团办公室审定意见,重要档案还需上报至控股集团董事局办公室审定;经上级单位审核批准后,应指定专人专点进行销毁,并在销毁清册上详细注明并提报上级单位。

第五章附则。

第十九条本制度由雨润农产品物流集团总裁核准后实施,修改时亦同。

第二十条本制度最终解释权归农产品物流集团办公室。

第二十一条本制度自颁布之日起正式执行,未尽事宜另行规定。

附件:农产品集团档案归档范围和保管期限。

颁发日期:2023年月日。

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