access简介。
掌握启动access的方法。
熟悉access界面。
了解access数据库的组成成分。
掌握建立access数据库的方法。
掌握建表的基本方法。
预习教材4.2节、4.3节、4.4节。
试验环境为:access 2003 或access 2000
启动access的方法主要有以下两种:
1) 从系统程序组中选择access
此方法将运行access,启动后access窗口中尚未有数据库打开。可以选择打开要处理的数据库、前几次打开过的数据库或者新建数据库。
2) 从数据库文件启动access
找到要处理的access数据库文件(文件扩展名为。mdb),双击或通过菜单命令打开它。此时,将启动access,并打开所选数据库。
access界面的主要成分为:菜单栏、工具栏、状态栏、数据库窗口。图1.1为打开数据库时的access界面。
1. access的菜单。
access的菜单共分为七组,即:文件、编辑、视图、插入、工具、窗口、帮助。
每组菜单中包含了多项菜单命令或若干菜单。根据当前操作的状态,菜单中的命令有些是可用的,有些可能是不可用的。不可用的菜单命令为灰色。参见图1.2。
2. access的工具栏 。
access的工具栏包含了若干常用工具按钮。工具栏中按钮的出现情况或可用状态与当前的操作对象相关。工具栏按钮与一些菜单项对应是对应的,只是更方便使用。
如果工具按钮旁有向下的小箭头(参见图1.3),表示该按钮提供了一组选项,点击小箭头可看到其选项内容。选中某项后,该项即成为该按钮的默认项。
工具栏以及工具栏命令的设置可以按自己的需要进行调整。方法为:选择“工具”菜单中的“自定义”命令,在打开的“自定义”对话框中进行设置。参见图1.4。
打开access的一个示例数据库,观察其组成情况。
1. 选择打开示例数据库。
在帮助菜单中,指向示例数据库,选择“罗斯文示例数据库”。选择其它示例数据库也可以。参见图1.5。
2. 观察数据库中所包含的各种对象。
可以分类选择部分对象,执行“打开”等相应操作,以观察其表现方式和效果。并且执行“设计”操作,以演示设计时的状况。具体界面不再附图。
在access中选择“新建”后,弹出“新建文件”窗格,参见图1.6。
此时,可进行如下操作:
1. 新建空数据库。
1) 点击“新建文件”窗格中的“空数据库”,出现“文件新建数据库”对话框,参见图1.7。
2) 在“文件新建数据库”对话框中选择新建文件的保存位置,给出文件名。然后,点击创建。此时,新的数据库文件将被创建,并被打开。参见图1.8。
3) 完成对数据库的操作后,可以关闭数据库窗口,或关闭access。
2. 根据本机上的模板新建数据库。
根据模板新建数据库可以帮助用户仿照作为模板的现存数据库来创建自己所需的新数据库。操作过程如下:
1) 点击“新建文件”窗格中的“本机上的模板”,出现“模板”对话框。
2) 从“模板”对话框中选择一个与新数据库内容相近的数据库,例如支出。确定后,弹出保存对话框,提示用户选择保存位置和文件名。确定后,出现数据库向导。
3) 按照向导的提示,逐步完成各种选择操作,最后点击“完成”。
4) 完成按模板创建数据库的操作后,即可得到一个基于模板内容的新数据库。参见图1.9。
3. 新建“microsoft office access 应用程序。mdb”
本方法可以在未打开access的情况下建数据库。首先,选择打算建立新数据库文件的文件夹;点击右键,选择“新建”菜单中的“microsoft office access 应用程序。mdb”;将新生成的文件改为合适的名称即可。
(注意:不要修改文件扩展名,.mdb)”
现有如下表1-1,该表记录了若干学生的基本数据。
表1-1 学生名单。
现要求在数据库中创建用以保存上述数据的表。
1. 打开或新建一个数据库,选择“表”对象。
此时,可以选择:
1) 使用设计器创建表。
2) 使用向导创建表。
3) 通过输入数据创建表。
也可以点击“新建”,从“新建表”对话框中选择见表方式。参见图1.10。
2. 选择设计视图,进入建表窗口。参见图1.11。
3. 参照表1-2,定义各字段。
表1-2 “学生名单”表字段定义。
4. 完成各字段定义后,在退出时将表名设置为“学生名单”。
将表1-1中的数据录入到“学生名单”表中。
1. 双击打开“学生名单”表,进入数据表视图,在视图下可以对表中的数据进行录入、编辑、删除等操作。参见图1.12。
2. 输入数据时,应注意的问题:
1) 各列数据在输入时应符合类型定义的要求。
2) 输入值长度应在定义的字段大小之内。
3) 如果为字段定义了默认值,可在添加新记录时看到效果。
4) 如果定义了字段有效性规则,当输入值不符合该有效性规则要求时将阻止数据进入。
1. 在“表设计”窗口,用右键点击窗口标题,从弹出菜单中选择“属性”。参见图1.13。
2. 在“表设计”对话框中设置有效性规则和有效性文本。参见图1.14。
3. 当有效性规则内容较多时,可以点击该框右的按钮,打开“表达式生成器”对话框,在其中输入用于描述有效性规则的关系或逻辑表达式。参见图1.15。
4. 设置完成后,关闭该对话框。
5. 当录入或修改数据后,离开当前记录时,系统将按照记录有效性规则对当前记录中相关的数据内容进行检查,如果不满足预设的有效性规则,系统将弹出有效性文本中设置的文字,提醒当前记录不满足要求,阻止离开该行记录。
表操作。掌握对表的基本操作。
掌握基本的数据导入、导出方法。
预习教材第7章。
试验用数据库为:学生成绩。mdb 及电子**:考试安排。xls
试验环境为:access 2003 或access 2000
1. 导入excel数据。
现有一个名为”考试安排。xls” 的excel文件,数据如图2.1。要求将其中的“学生”工作表导入数据库。
步骤如下:1)打开自己的试验数据库,例如:”
2)选择导入操作。参见图2.2、图2.3。
3)选择合适的文件类型、选择文件。参见图2.4。
4)点击“导入”后,出现“导入数据表向导”,在向导中进行各步操作:
1) 选择要导入的工作表。
2) 确定第一行包含列标题。
3) 选择数据的保存位置。
4) 对字段信息进行修改。
5) 确定表的主键。
6) 为新表命名:“学生考试安排”。
7) 点击“完成”。
5)将见到数据库中新出现的表。参见图2.5。
6)对新导入的表的列定义,可以进行适当的修改,以符合应用的要求。
7)请同学们导入“课程”和“监考教师”。
2. 导入其它access数据库的数据。
现有一个名为”学生成绩。mdb” 的access数据库,其中含有若干表。参见图2.6。
将“班级”表导入当前数据库的步骤如下:
1) 打开自己的数据库。
2) 选择导入操作。
3) 选择合适的文件类型、选择文件。参见图2.7、图2.8。
4) 点击“导入”后,出现“导入对象”对话框,在其中选择所需的表,然后点击“确定”。
5) 在当前数据库中将见到新导入的表。参见图2.9。
请同学们导入”学生成绩。mdb”中其它的表。
打开要操作的表,以“数据表视图”显示表中所含内容。
除直接在记录中修改数据外,可以在主菜单或弹出式菜单中选择不同的操作,各种相应菜单命令如下:
1. 右键点击记录标记时的菜单。
参见图2.10,此时的菜单中提供了以记录为单位的各种操作命令。
2. 右键点击窗口标题或窗口中灰色区域时的菜单。
参见图2.11,此时的菜单中提供了与表状态相关的各种操作命令。其中“按窗体筛选”可允许操作者对每个字段设置筛选条件。应用筛选后,将看到筛选结果。
字体”和“数据表”命令则允许对表的显示形式进行设置。
3. 右键点击数据项时的菜单。
参见图2.12,此时的菜单中提供了与数据相关的各种操作命令。
使用“筛选目标”时,在其右的文本框中输入筛选文字,然后按回车键,即可按指定文字内容进行筛选。
4. 右键点击列标题时的菜单。
参见图2.13,此时的菜单中提供了与列相关的各种操作命令。
5. 系统菜单中记录相关命令。
参见图2.14。
6. 系统菜单中编辑相关命令。
参见图2.15。
同学们可以按自己的操作需要,利用各种菜单命令对表中的数据和记录进行操作。并观察各种操作的效果。
右键点击表对象时,弹出如图2.16所示菜单。这时菜单中的命令都是以当前选中的表为对象执行相应操作的。
例如:打开、设计视图、打印、剪切、复制、另存为、导出、发送、删除、重命名、属性等。
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