文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤，具体要求如下。
1.界定"件"的范围
《文书档案整理规则》规定： "件"是“归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件”。在界定"件"的范围时应注意以下情况：
1）正本与定稿为一件；
2）正文与附件为一件；
3）原件与复制件为一件；
4）**文与被**文为一件；
5）来文与复文可为一件；
6）文件签批单与正文为一件；
7）汉文本与少数民族文本为一件；
8）中文本与外文本为一件；
9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。
2. 确定装订顺序
文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：
1）正本在前，定稿在后；
2）正文在前， 附件在后；
3）原件在前，复制件在后；
4）**文在前，被**文在后；
5）复文在前，来文在后；
6）文件签批单在前，正文在后；
7）汉文本在前，少数民族文本在后；
8）中文本在前，外文本在后。
3. 装订方式和要求。
1）去掉原文件金属物。永久、30年的档案装订前要求去掉金属物，10年的档案不做要求。
2）装订位置要适宜。永久、30年档案要在左侧装订，10年档案不作要求，但要确保档案安全。
应当注意的是，如左侧装订线内有**，一般不再贴边，可在左上角装订，若左上角仍有**，也可在其它方便位置装订。
3)对齐方式要恰当。 与以前不同的是，为简化操作，左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。
4)装订材料符合要求。文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或浆糊粘贴（页数少的文件）。
此外，装订要结实美观，无掉页和压字等现象，。
二、分类。1、确定分类方法：
分类方法通常有以下3种，即：
1）年度分类法；
2）机构(问题)分类法；
3）保管期限分类法。
在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的 , 可将上述3种分类方法结合使用 , 实行**或二级分类，即“复试分类法”我们推荐使用以下分类法：
1）**分类法：即"年--机构（问题--保管期限"分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“问题”，即使用“年--问--保管期限”分类法。
这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。
2）二级分类法：即“年--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。
2、制定分类方案：
1）**分类方案：
要在分类方法确定的基础上制定相适应的分类方案，而且要在一定阶段保持稳定不变。
***x年—-党群工作—-永久、30年、10年。
行政综合---永久、30年、10年。
业务管理---永久、30年、10年。
（2）二级分类方案：
***x年—-永久。
30年。10年。
3、文件实体分类：
应依据制定的分类方案和选定的分类方法，对已经装订的文件材料进行分类。
1）分年度：按照文件形成的时间，将不同时间形成的文件材料按照年度分开。严禁将不同年度的归档文件混在一起。分年度时要注意以下几种情况：
第。一、按照文件签发日期归入文件形成的年度，而不是归入文件内容针对的年度；
第。二、跨年度召开的会议文件，应归入闭会年度；
第。三、跨年度处理的案件文件，应归入结案年度；
第。四、跨年度的工作项目文件，可归入项目结束年度，也可分年度归档；
第。五、跨年度形成的会议记录本，归入结束年度；
第。六、两份文件装订在一起作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准，归入前面文件所属的年度。
2）分问题：在**分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉及分问题。
第。一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中；
第。二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中；
第。三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类；
第。四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中；
第。五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。
3）分保管期限：按照文书档案保管期限表的规定，根据文件的利用价值，准确判定文件的保管期限，将不同保管期限的文件分开。严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起。
文书档案保管期限分为“永久、30年、10年”三种。
三、排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
1.按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档文件排在一起。
2.按“事由”排列。将同一事由的相关文件集中排列。
3.按“时间”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件，应按时间先后排列，即时间早的在前，时间晚的在后。
4.按“重要程度”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件，应按重要程度排列，即重要的在前，次要的在后。
5.按“内容”排列。综合性的在前，专题性的在后。
6.按“相同属性排列”。将机构成立、人事任免、职称评聘、干部调动、工资调整、会议文件、统计报表、内部刊物、简报信息等集中排列。
四、编号 1、盖印归档章：
归档章应加盖在每份归档文件首页上方居中的空白位置。如没有空白或不便盖章时，也可将收发文签移至首页或在首页前附空白纸盖章。
15mm×4
8mm×22、填写归档章：
(1) 全宗号：填写县档案馆给立档单位的代号，没有的可不填。
2) 年度：要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年， 填写文件分类所属年度。如跨年度形成的文件应归入办结年 , 标年度时也应标办结年度 , 像 2023年的会议通知放在 2023年会议召开年度一并整理时 , 在年度一栏中一定要填 "2000", 而不能按文件形成年度 "填写 "1999""
(3) 保管期限：填写归档文件具体的保管期限，即"永久"30" 、10" 。
4) 机构（问题）:此项为可选项，如是**分类则必填，否则可不填。
5)页数：填写该份文件总页数，有**的页面为一页。如二份文件 ( 正文与附件、正件与定稿等 ) 不止一个流水号时 , 可将文件各部分的页数相加， 如文件页码不全 , 数清页数或简单标注页码均可。
6)室编件号：在同一期限内按文件排列顺序从‘1’开始流水标注室编件号。
7) 馆编件号：文件整理归档阶段不需编写。
8) 盒号：一般单位不需填写。室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统计等工作 , 可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。
五、编目 1、编制《文书档案归档文件目录》：
归档文件应按分类方案和室编件号顺序，逐件编制《文书档案归档文件目录》。内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
2、装订《文书档案归档文件目录》：
归档文件目录应单独装订成册并编制封面。
1）装订目录：目录成册的方式视文件多少和利用需要而定，可与分类方案一致，一个流水号一本；也可一种期限一年一本或数年一本；或三种期限一年合订一本等等 , 不同流水号间以口取纸或在**右上方加注的方式来区分或设总目录。
2）填写封面：内容包括：全宗名称、年度、期限、机构(问题)等项目，其中全宗名称填写立档单位全称或规范化简称 , 其它项目视目录成册方式选择填写。
六、装盒。装盒是归档文件整理的最后一个环节 , 包括文件装盒和填写备考表、盒脊、封面项目两项内容。
1、文件装盒：
装盒应视文件的厚度选择薄厚适宜的档案盒 , 并严格按照排列的先后顺序进行。
1)一般一盒装满后顺次装人下一盒即可；
2)同一事由的文件不必特意装人同一盒内；
3)不同类别的文件应装人不同盒中。即不同年度、不同期限的文件不应装人同一盒中 , 按机构 ( 问题 ) 分类时 , 不同机构 ( 问题 ) 的文件不应装人同一盒中。
2、填写备考表、盒脊、封面。
1)填写备考表：盒内应附备考表，置于所有归档文件之后，用以对盒内文件进行必要的注释说明，同时填写检查人、整理人、整理时间。
2)盖印封面：应使用全称或规范化简称标明全宗名称；
3)盖印档号：盒脊各检索项包括全宗号、年度、保管期限、机构 ( 问题 ) 起止件号和盒号等。各项目的填写要求与归档章中相同。
至此 , 整理工作全部完成 , 按顺序上架排列就可以了。
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