一、总则。1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中erp系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。
3、公司文件由各部门文件负责管理人员管理和存档。
一、文件的分类。
1、外收文：公司从外部接收的文件。
2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。
3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。
三、内行文的管理。
1、内行文的范围：
凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。
2、内行文的编号各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份（见附件一《编号规则》）。
3、格式要求（附件二）
、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。
、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“（）括起。
、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。
、文件标题使用宋体小二号字居中。
、正文使用小四或四号宋体，行间距1.5倍。
、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。
、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。
注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。
4、文件负责人对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。
5、内行文发文流程。
、起草人→平台负责人（审核）→部门负责人（审核）→财务部/人资部（审核）→总经理（签发）→文件负责人（存档发放）
、说明。a、各部门如需发文，请事先向文件管理负责人申请编号并填写《内行文审批单》（见附件三）。
b、文件负责人检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。
c、文件由总经理签发。
d、文件由文件负责人统一发放并在《文件收发记录》上登记（见附件四）。
e、文件负责人负责流转。
f、部门主管负责督办并定期组织评估和修订。
四、外收文的管理。
1、外发文的接收。
、凡邮寄公司的文件（领导亲启的除外）均由各部门文件负责人登记签收。
、公司上级主管部门发布的相关信息资料由文件负责人统一整理并发布。
、各部门接收的函件一律先交至文件负责人编号并存档。
、公司外出人员开会带回的文件应及时送交文件负责人鉴别，对有价值的由文件负责人编号并存档。
2、外收文的管理。
、文件负责人根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填写《外收文流转单》（见附件五），分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。
、一般函、电等，由前台直接分转处理。
、如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室负责督办。
3、外收文的归档按《档案管理制度》执行。
四、外发文的管理。
1、外发文的范围。
1)、公司对外界公共**发布的信息。
、向**有关部门提交的说明、请示、报告等。
2、外发文的程序。
、发文程序参照内行文的发文程序。
、经总经理审批，加盖公章存档后方可对外移交。
五、附则。本管理制度自发布之日起执行。
附件一：文件编号规则。
一、编号格式。
ybr--xs【xxxx】第xxx号(ybr--xs[2018]第0001号）。
二、格式说明。
1、ybr：表示懿贝瑞。
2、销售xs; 科研生产kysc; 财务部cw； 编辑部bj； 人资部rz
技术支持jszc；
3、【xxxx】：表示年份。
4、第xxx号：表示发文顺序号。发文顺序号需与**序号相对应。
附件二：文件编号生效时间。
修订时间总页数。
拟定部门签发。
标题（小二宋体加黑、居中）
正文（小四或四号宋体）
上海懿贝瑞生物医药科技****二零xx年x月x日。
主题词：抄报：
抄送：附件三。
内行文审批单。
附件四。文件发放记录单。
附件五。外收文文件流转单。
文件档案管理制度
一 文件的形成有上级来文，国家 行业的标准 规范等，以及本企业科研课题 技术 工艺文件等。二 归档文件的要求。1 归档文件必须完整，清晰。2 归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。三 文件 资料的保管单位统一由厂办公室设专人负责。四 文件 资料的归档范围。1 技术...
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