一培训档案的定义。
培训档案是指各学习与发展中心/部、培训发展部在培训运作、培训管理、督导追踪的活动中形成的，按一定规律保存起来的，对今后工作具有查考利用价值的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
二档案管理员设置。
1各学习与发展中心/部、培训发展部应设专人负责档案管理；
2总部培训发展部指派专人负责档案管理；
3学习与发展中心/部、城市培训发展部由学习管理室负责档案管理。
三档案管理员职责。
1档案管理员的职责包括各学习与发展中心/部、培训发展部档案的分类设置，各类资料的归档。
装订，档案的清点、整理、查阅、备份、销毁等。
2除档案管理员外，其它培训专岗人员（如学习与发展中心/部、培训发展部各专职讲师等）以培训项目负责人也要按本办法规定的归档操作流程主动、及时、完整、准确地向档案管理员提供本岗位涉及到的各类档案资料，或将资料录入相应电脑系统。
四培训档案的种类和归档操作流程。
1课程、教材资料。
1.1课程、教材资料包括制式的教学资料，如学员手册、讲师手册、投影片、多**碟片、工具包等；实物教材征订、出入库及借还记录等。
1.2各门课程的投影片、工具包等电子版资料由相应的培训运作岗人员提供给档案管理员在电脑中归档。备用存档的教材、碟片等资料区别于培训班用教材、碟片在仓库或档案柜中单独存放，学习与发展中心每门课程存两套，总部培训发展部、各学习与发展部每门课程保存一套。
在教材更新时要及时更新。教材征订、出入库记录由档案管理员归档。借用教材须在《培训资料/物品借用记录表》（格式见附件1）上登记。
2培训班资料。
2.1培训班资料主要指由本部门举办的各类制式、非制式培训班的档案资料，包括培训通知、课程表、学员名单、考勤表、学员评估表、项目运作总结或课程运作总结中规定保存的其它相关资料。
2.2项目或课程运作负责人结束后一周内向档案管理员提供上述培训班资料的纸化版本进行归档。档案管理员需将资料按班整理成册，加上档案封面（格式见附件2）装订成一本。
同类型的培训班资料放在一个档案盒内，档案盒封面和侧面注明档案名称和时间，在仓库、档案柜中依次摆放。
3讲师资料。
3.1讲师资料包括各学习与发展中心/部、培训发展部颁布的讲师评聘评优文件，以及由本部门召开的讲师例会、讲师沙龙、教师节等各类讲师会议/活动的通知、纪要、报告、**、碟片等。
3.2讲师资料由会议/活动的经办人在文件颁布或会议/活动召开后一周内提供给档案管理员归。
档，有电子版的可以只保存电子版。
4计划预算资料。
4.1计划预算资料包括本部门及下辖培训部门的年度培训计划预算、各月份预算执行数据、年度计划预算调整资产、年度工作总结，以及本部门的费用动支签报和各月份讲师课时费发放清单。
4.2计划预算资料由经办人完成相关工作后一周内提供上述资料的电子版给档案管理员归档。
5其它资料。
5.1包括本部颁布的文件、规定、作业指导、工作通知，以及会议纪要、重要报告等。由相关经办人在发布上述资料后一周内提供电子版给档案管理员归档。
五电脑档案目录和文件夹的建立。
1资料归档后应将其名称在电脑档案目录中（格式见附件3）.电脑文件夹的设置见附件4示范。
六档案查阅。
1如有人员需要查阅档案资料，需要向档案管理员提供资料名称、内容、时间等相关信息，并且说明需要查阅该档案的原因；
2查阅档案资料时先在各年度档案目录中查找该资料是否有归档，具体归档位置，再从电脑、光盘或仓库/档案柜中调阅；
3档案管理员找到所需档案后，尽量以电脑拷贝文件、打印件、复印件等方式将资料提供给查阅人，而不借出原始档案。如果所查档案是以录音像带等实物形式保存且不便拷贝的，可以将实物借出，但要填写《培训资料/物品借用记录表》，且借出时间不超过一周。
七档案的检视。
1档案管理员除按本办法规定的操作流程随时进行日常归档之外，还应在每半年的最后一周对电。
子、书面、实物档案进行清点和整理。
2档案半年检视的内容主要包括各类档案资料是否有遗漏，缺失；同类资料的命名是否规范、一致，资料种类、数量和档案目录是否相符；纸化、实物档案的放置是否规范，有无受潮、虫蛀；外借资料是否归还等。
八档案的备份。
1档案管理员在第。
一、二、三季度末整理完电脑中档案文件后，应复制专门用于备份档案的u盘上；
2档案管理员在第四季度末整理完电脑中的档案文件后，应将全年档案资料和档案目录制作成刻录光盘，并在光盘上注明档案年份，打印出档案目录，放置在培训仓库的档案盒中。光盘备份后的电脑档案可以继续保存在电脑中方便调阅，如电脑硬盘不足，也可删除往年度档案，但要保留档案目录，以便从光盘中调阅。
3放置在培训仓库里的纸化、实物档案相对安全，可不备份。但对于存放时间较长的**、音像制品等，可视因画质量决定是否需要翻拍/翻录保存。
九档案的移交。
1档案管理员离司或岗位异动时，必须对其管理的培训档案进行移交。如果已经指定了新的档案管理员，直接移交给接替者。如果暂无人员接替，则移交给上级主管，接管人负责保管期间的日常档案管理，直至新的档案管理员到岗后再进行移交；
2移交的内容包括档案目录，所有电子、书面、实物形式的档案资料，以及档案备份；
3原档案管理员在移交时应向交接人说明档案的类型、名称、数量、并介绍档案管理的工作。
容和方法，同时还应将交接一事邮件通知提供归档资料的相关同事；
4交接人收到移交档案时应该查档案目录和各类档案资料，核对其分类、名称、数量等是否相符，并了解档案管理的工作内容和方法。
十档案的保存时限。
1每年的档案备份光盘需要持续保存；
2电脑中保存的档案目录文件夹需要持续保存；
3电脑中归档的各年度电子版档案文件夹至少保存三年；
4纸化、实物档案至少保存二年方可销毁。
十一档案的销毁。
1档案需进行销毁时，由档案管理员将需销毁的档案内容打印报本部门二级主管审批后进行销毁。
本办法自下发之日起执行。
档案管理指引
一 档案归档范围。归档范围包括 各部门办理完毕能反映本企业工作 生活活动，具有考查利用价值的文件材料。1 文书档案。1.1合同协议类 公司与有关单位签订的各种合同 协议文书等文件材料。1.2证书 证照类 行政 税务等相关证书 证照。1.3公文类 公司外来文件，如上级命令 决定 批复 规定 办法等 公...
档案管理作业指引
1.目的。为强化集团档案管理工作，有效地保护和利用档案，为集团各项工作提供有力的支持，根据国家相关法律 法规 档案管理相关规定并结合集团的具体情况，特制定本规定。2.适用范围。适用于集团的档案管理工作。3.术语和定义。3.1 档案指集团在房地产开发 经营等活动中直接形成的，对集团具有利用保存价值的文...
档案管理作业指引
流程概况。1.管理办法。2.1 档案资料管理原则。2.1.1公司档案资料管理分为两个层次 1 行政管理中心的文件资料管理。2 各职能中心的文件资料管理。2.1.2公司档案管理遵循统一存档 分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交，统一管理，确保档案的完整 系统 准确和安全，便于开发利...