档案管理指引

发布 2022-02-12 12:17:28 阅读 6553

一、 档案归档范围。

归档范围包括:各部门办理完毕能反映本企业工作、生活活动,具有考查利用价值的文件材料。

1、 文书档案。

1.1合同协议类:公司与有关单位签订的各种合同、协议文书等文件材料。

1.2证书、证照类:行政、税务等相关证书、证照。

1.3公文类:公司外来文件,如上级命令、决定、批复、规定、办法等;公司内部文件,如公司的工作计划、总结、报告、请示、会议纪要、统计报表等。

2、财务档案:会计凭证、会计帐簿、财务报告、其他核算材料(由财务专人管理)。

3、人事档案:包括个人简历、学历证书、员工信息登记表、体检、转正、考核、奖励、处分等文件材料(由人事专人管理)。

4、各部门档案:如图纸、招投标文件、竣工资料等。

5、声像实物档案:公司的大事记及重要活动的剪报、**、底片、录音、录音带、音像带等可视类文件。

二、归档时间。

各部门在取得档案一个星期之类填写好《档案移交登记表》将文件移交给公司行政部的档案管理员,由档案管理员统一分类归档。

三、 档案保密。

公司档案密级划分为:机密、秘密、内部资料、公开资料。

四、 档案的借阅、复制。

各类资料归档后,各部门因业务开展需要借阅/复印归档资料时,由借阅人员填写《档案资料借阅申请表》,按如下权限审批后,向行政部借阅。

1、 公开类资料借阅由部门经理审批;

2、 内部类和秘密类资料借阅由部门领导审核,行政总监批准;

3、 机密类资料由部门领导、行政总监审核,公司总经理批准。

档案管理员将业务部门借阅的资料名称、页数、时间、归还日期等记录于《档案资料借阅登记表》,并根据记录督促借阅部门及时归还资料。

原则上借档期限不超过七个工作日,如确需延期借用,则须办理续借手续;

档案经借阅后归还时,档案管理员应对借阅档案进行仔细检查,发现损坏和遗失,应立即上报。

五、 档案资料管理维护。

档案资料的存放地点应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防蛀等要求。

六、 档案销毁。

1、 公共事务及行政部专职人员应提供年度档案清单给公司领导,由领导审批是否有存在销毁的档案,销毁前须报公司总经理审批同意后方可销毁。

2、 所有销毁的文件必须列入“作废档案销毁清册”。

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档案管理作业指引

流程概况。1.管理办法。2.1 档案资料管理原则。2.1.1公司档案资料管理分为两个层次 1 行政管理中心的文件资料管理。2 各职能中心的文件资料管理。2.1.2公司档案管理遵循统一存档 分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交,统一管理,确保档案的完整 系统 准确和安全,便于开发利...

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修订记录。无。1 各部门在工作中形成的文件材料 主要为工程基建文件 勘察 设计 监理 施工单位在项目建设中形成的文件材料 1 项目公司各部门 各单位自行收集 积累。档案员每周进行收集 检查。1 分类 按工程项目及专业分类。2 整理组卷 按归档范围 规范要求排列各种文件或专业性材料 修补 粘贴破损或过...