第一部分党政机关公文格式。
一、公文版面要求。
一）页边与版心尺寸。
公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm。
二）字体和字号。
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
三）行数和字数。
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
四）文字的颜色。
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
二、装订要求。
订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；
三、公文格式各要素编排规则。
一）发文字号。
居中排布；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕括入；不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
二）标题。一般用2号宋体字加黑，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
三）主送机关。
编排于标题下空一行位置，居左顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
四）正文层次序数。
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“一）”“1.
”“1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
五）附件说明。
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.
xxxxx”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
六）落款及盖章。
成文日期一般右空四字编排。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
七）成文日期。
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
八）附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
九）版记（文件最后面的两条横线）
两条横线中间的印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
十）页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。
第二部分请示和报告。
请示和报告在学校应用非常广泛，例如请示报告卡、校长办公会议议题报告卡、党委常委会议和党委常委扩大会议议题报告卡的内容都属于请示和报告。但是在公文处理时，经常能够看到请示与报告不分的现象，还有就是请示和报告公文写作不规范的现象，其实请示与报告是两种性质完全不同的文种。
一、请示与报告的含义和异同。
关于“请示”与“报告”的含义，《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》都有明确的规定：请示，适用于向上级机关请求指示、批准；报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。二者不能混为一谈。
请示与报告都属于上行文，都具有反映情况、提出建议的功用，但也有其明显的不同：
一）内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。
二）侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出问题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。
三）行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。
四）行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。
五）篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。
六）标题写作不同。一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是x x x关于x x x x x x的请示；报告的标题中不写请示二字，就是x x x关于x x x x x x的报告。
七）结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。
二、请示与报告不分的几种表现形式。
一）把请示当作报告。就是把请求指示、批准的请示当作了报告。如《x x x 关于申请购买x x x x的报告》，指本部门根据工作需要，提出购买x x x的要求，请求上级部门获校领导予以批准，批准后方可执行的事情，这是请示，不是报告，不能出现报告两个字。
二）请示与报告混合型，有些公文既请示工作又报告情况或者既报告情况又夹带请示事项，这些形式都不符合文种的使用规范。如《x x x 关于x x x x的请示报告》，这类文件形式，其内容既汇报了工作，又顺便提出了请示或者一文数项请示，这种混合的形式，极易使上级部门或校领导理不出头绪，处理了一件事情而耽误了另外几件事情。
三、请示和报告的正确写法。
一）请示的写法。
请示包括标题、主送机关或校领导、正文、承办单位、请示时间五个部分。其中标题由“制发单位名称＋事由＋请示”组成，例如“基建处关于×××的请示”，不能只写“请示”两个字；正文由请示事由、请示事项、结尾三部分组成；请示事由就是“为什么要请示”，要陈述情况、阐述理由、讲清必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”； 请示的事项要写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额；结尾常以请求语结束，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否，请批示”等。
注意事项：语言要谦逊，态度要诚恳，原因要说明。
请示的格式：
×处关于×××的请示。
校领导：×××陈述情况，阐述理由，讲清必要性和可能性），为此，请示如下：一。二。
三。妥否，请批示。
×处。2023年10月26日。
二）报告的写法。
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。报告和请示一样，包括标题、主送机关或校领导、正文、承办单位、报告时间五个部分。其中标题由“制发单位名称＋事由＋报告”组成，例如“基建处关于×××的报告”，不能只写“报告”两个字；正文包括事由、报告内容和结尾；事由要直陈其事，把情况及前因、后果写清楚；报告内容要写工作步骤、措施、效果，也可以写工作的意见、建议或应注意的问题；结尾可写“特此报告”。
注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
报告的格式：
×处关于×××的报告。
校领导：×××把情况及前因、后果写清楚），现将主要情况报告如下：一。二。
三。特此报告。
×处。2023年10月26日。
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