关于文件与档案的本质区别，在我国，从上个世纪３０年代到现在，研究的文章恐怕已有成百上千。我今天又来唠叨这个问题，是因为自从电子文件的“网络实时归档”和“介质实体归档”两种新事物出现以后，便有了一个问题：如何为之定性呢？
它们是否都为一般意义上理解的“归档”？电子文件是从何时开始转化为“档案”的？从“网络归档”开始，还是从“介质归档”开始？
我认为这个问题的解决，对如何设计我国的电子文件管理系统有重大关系。
在我国迄今为止，对上述问题的回答是不同的。有人认为：网络归档已经是归档，因为从这个时候开始，文件已经由档案部门管理控制；有人则认为：
介质归档才是归档，因为这个时候文书处理程序已经完毕，文件已被稳定地保存了下来。究竟孰是孰非？我认为两种说法都有道理，不能贸然下断语，肯定一个，否定另一个。
为了能对此讲出个究竟来，笔者认为有必要重提“文件与档案本质区别”这个老话题，对此重新加以剖析。因为只有对这个问题有更深入一步的认识，才有可能对“网络归档”等新事物做出正确的判断。
如何研究文件与档案的本质区别？我认为不能再炒冷饭，而应该有新思维，即应该从新角度研究问题。以往，我们研究文件与档案的关系，都是根据我国流行的档案概念，从这个概念出发与文件概念做比较来进行研究的。
然而，我们都知道世界各国的档案概念有不小的差别，仅仅从一国的档案概念出发研究，应该说其研究基础比较狭小，所得到的结论不可能十分深入，其正确反映客观规律的程度也就受到了限制。为此，应该拓宽研究基础，放眼全球，把所有国家的档案概念和一切形式、种类的文件（包括电子文件）都包容在我们的研究范围之内。这样才有可能充分揭示“放之四海而皆准”的客观规律。
在我国档案界经常听到这样的议论：应该建设有中国特色的档案事业。这无疑是完全正确的。
每个国家有自己不同的国情，档案工作必须在各国不同国情的基础上运作，故而必然应该有自己的特色。与之相适应，应用档案学在不同的国家也会各有特色。但是，对以描述客观规律为己任的档案学基础理论而言，就不应该有各国自己的特色。
正如陈兆教授指出的那样：“特色太多就不一定是件好事了。因为档案学的理论、原则，特别是档案学基础理论，只适用于本国，不适用于大多数国家，就不是真正的科学理论。
”文件与档案的关系当然属于档案学基础理论问题。虽然各国的档案概念有差异，但也有共同点。我认为只要找出这个共同点，就可以对文件与档案的本质区别有更深刻的认识，从而找到世界各国都能认同的区分文件与档案的标志。
从世界范围来看，大家都同意这样一个观点：档案是由文件“转化”而来的（不过，我国也有人提出“档案并非都是由文件转化的”。对此，笔者已在《**件运动的特殊形式—跳跃与回流》一文中作了回答，有兴趣者可以参阅）。
“转化”就是运动。我想，因此也就可以承认：文件运动到一定阶段便成了档案。
那么，文件运动到什么阶段就变成了档案呢？为此有必要从这个角度来再次重温世界上主要有哪几种类型的档案概念。关于这个问题，笔者已经在与傅荣校合作的新著《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》（中国档案出版社１９９年９月出版）以及自１９９年以来的多篇文章中作过介绍，这里只再简单重提：
第一种类型的档案概念以美国为代表，由于主张“档案是经鉴定值得永久保存的文件”而在实际上认为，“文件只有运动到最后阶段，确实具有历史价值而藏入档案馆并被永久保存，才能被称为档案”。
第二种类型的档案概念以法国和西班牙为代表，由于主张“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料如何，都是档案。”故实际上认为，档案阶段开始于文件运动的现行阶段。也就是说，文件刚刚正式签署形成、开始发挥现行作用，就可以被称为档案。
第三种类型是国际档案理事会主编的《多语种档案术语词典》提出来的。该词典的法语档案定义与上述第二种类型的法国定义基本相同。英语定义则指出，档案是“由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件”，也就是说将档案限定为“专门是由‘非现行’文件组成的”。
如果仅仅突出后者“非现行文件”的特点，则可以认为它将档案阶段的起始点限定在文件的现行性消失、暂存（休眠）阶段开始的时候。
第四种类型以中国的为代表。我国一般认为，档案阶段是在文书处理程序完毕归档保存时开始的。然而，“文书处理程序完毕”对不同的文件，含义并不相同：
对收文，意味着现行期的结束和暂存（休眠）期的开始；对本单位发文和许多科技文件，则意味着现行期刚刚开始，还是现行文件。所以，我国档案阶段的起始点实际上有两个：现行期和暂存（休眠）期开始的时候。
以上，我们对世界各国在文件向档案转化的阶段上存在的差异，作了简介。据此，我们再对下述相关问题进行分析，以便找出各种类型档案概念在与文件相区分问题上的共同点。
在进行分析以前，有一个问题需要说明。国外不少学者主张，在“现行文件”和“非现行文件”概念之间有一个“半现行文件”的概念。它主要指那些现行期业已结束而又第一价值仍然占据主导地位的文件，即处于暂存（休眠）阶段的文件。
笔者认为，“半现行”这个概念其实不太准确。什么是“现行”？阿根廷的巴斯克斯教授指出：
“现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之形成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。”“现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或从一定意义上说为完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作用的阶段。”很显然，根据上述对“现行期”概念的限定，不可能存在一个过渡性的“半现行期”。
因为，只要文件尚未“完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标”，它就处于“现行期”；而一旦完成了“其内容规定的任务”或达到了“其为之而形成的目标”，文件的“现行期”也就结束了，开始了它的“非现行期”。所以，笔者在与傅荣校合著的《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》中，没有承认或接受“半现行文件”的概念。在本文中，笔者持同样的观点，认为保存在美国文件中心里的文件，都是非现行文件，尽管其第一价值仍然占主导地位。
了解了上述看法，便于理解对下述问题的分析。
一）“文书处理程序完毕”问题。
如前所述，我国把这一条看作文件向档案转化的必备条件和划分两者的标志。其他国家呢？
应该说，前述以美国为代表的第一种类型，虽然没有明说，但是既然它所谓的档案都是保存在档案馆中具有永久价值的文件，那么肯定也都是文书处理程序业已完毕的文件。然而，与此同时绝对不能忽视的是：还有非常大的一部分“文书处理程序完毕”的文件仍然被称为“文件它们要过十几年、甚至几十年以后才会被称为“档案”。
因为它们在文书处理程序完毕后，都要在现行机关和文件中心”内存放很长时间，直到暂存（休眠）期结束后，才向档案馆移并正式获得“档案的称号。
至于第三种国际档案理事会英语定义规定的档案，由于其档案阶段是从暂存（休眠）期开始的，所以都应该是“文书处理程序完毕”的文件。然而那些仍然处于现行期却又“文书处理程序已经完毕”的文件（如一个单位刚刚签署生效的对外发文），则不会包括在“档案”之中。
以法国为代表的第二种类型，则认为只要文件已经正式形成具有法定效力，就可以被称为“档案”，而不管其文书处理程序是否已经完毕。
有如上述，我们可以得到结论：除以我国为代表的第四种类型以外，世界上其他各种类型的档案概念，都没有将“文书处理程序完毕”看作档案阶段开始的标志和文件与档案的分水岭。同时，它也不是以法国、西班牙为代表的拉丁语系国家公认的（所以，也就不是世界普遍公认的）文件向档案转化的必备条件。
二）历史性问题。
档案是历史的记录，这一点也是在全世界都公认的，没有任何人怀疑。但是，历史的记录是否必然为非现行文件？要知道，昨天对于今天来说就是历史，“显然，凡事物的发展过程都为历史，我们不能认为非到过程结束之时文件才能成为历史文件”。
［所以，现行文件可以说也是历史的记录。在我国概念的档案中，就包括有“文书处理程序完毕”的现行文件；而在以法国、西班牙为代表的概念类型中，所有现行文件，不管是否“文书处理程序完毕”，都被包括在档案之中。至于保存在美国“文件中心”之内的文件，也应该被承认为历史的记录（其实在英语中一词的原意就是“记录”）。
正是有鉴于此，历史性并非文件与档案之间的本质区别，也不能成为两者之间的区分标志。
三）原始性问题。
档案是原始的历史记录。意大利档案学家卡萨诺瓦指出，档案是“文件的系统积累物，此种文件为某一机构或个人在其活动过程中所产生，并由该机构或个人为实现其政治、法律或文化上的目的而保存”。所以，我国档案学者明确指出：
档案“是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点”。以上观点在全世界得到公认。它说明档案的原始性特点是由文件的原始性继承而来的。
也就是说，原始性是文件与档案的共有本质，当然不能成为两者的区分标志。
四）具有保存价值的问题。
前面提到的四种类型的档案概念，只有以美国为代表的第一种类型和国际档案理事会代表的第三种类型明确提出，档案必须具有“永久价值”或“档案价值”。其他类型的档案定义虽然没有明确地指出，但是，国际档案界没有一个人会否认，作为档案保存备查的文件必须具有一定的价值，因为保存档案的目的就是为了将来再用。
然而，保存价值又是一个具有弹性的概念，它能否成为文件与档案两种概念之间的本质区别，值得研究。我们说，文件只要产生了就有保存一定时间的价值（少则几小时、甚至几分钟；多则几百年、甚至永久保存的价值），否则不会产生。事实上，保存在美国“文件中心”里的文件，一般都有保存相当年限的价值，但是它们仍然被称为“文件”，不是“档案”。
这说明世界上有很多国家的人认为，文件也是有一定保存价值的，并非只有档案才有保存价值。著名档案学家谢伦伯格还为此专门论证说：“众所周知，绝大多数文件之所以被保存，首要的或者说基本的原因，在于要完成制作和积累文件所要达到的目的。
”又说：“为着这种目的而保存的文件并不一定就是档案。它要成为档案，还必须在保存动机上有其他的原因——文件化的原因。
它之所以被保存，除了供它的制作者利用外，同时还为了供其他个人或单位利用”。谢伦伯格讲的意思是，文件光有现行价值和第一价值还不够，必须同时具有第二价值才是档案。这当然是根据美国的档案概念发的议论。
但是它也充分说明，不能简单地以是否有保存价值作为文件与档案的分水岭。
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