第十六章档案管理。
16.1 目的。
为认真做好公司档案管理工作，规范管理程序，明确管理职责，界定工作界面，提高工作效率，促进档案信息资源的开发利用，更好地为公司安全生产、经营管理和科技进步服务。
16.2 档案管理职责。
16.2.1 综合管理部档案室管理职责。
1)贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制订本企业档案工作规章制度，监督、指导、检查执**况，规划本企业档案工作；
2)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计企业各类档案及有关资料，并对各参建单位建设项目档案工作进行协调、监督、检查和指导；
3)负责编辑档案参考资料，编制检索工具，做好档案信息资源管理利用；
4)负责申请上级档案管理部门对项目进行档案专项验收工作；
5)组织、参加公司重点建设项目档案的专项验收；
6)贯彻执行国家档案管理关于“三纳入”“四参加”的规定，并进行指导和监督；（“三纳入”使之档案工作纳入到企业工作计划，纳入领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制。“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程验收会。）
7)参加档案工作协作、学术研究和交流活动；
8)培训企业专（兼）职档案工作人员；
9)做好档案的查阅管理工作。
16.2.2 设计管理部职责。
负责项目建设过程中的设计档案归口工作。
1）负责验收项目竣工文件（含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图。
和监理文件），收集、整理项目前期文件、项目竣工验收文件等建设项目全过程档案资。
料工作；2）负责项目前期的设计文件管理工作；
3）项目开工前，负责对指挥部各部门、总承包单位、施工单位和监理单位的相关技术人员进行档案管理业务培训和指导，明确归档要求；
4）项目建设过程中，随时到总承包单位、施工单位和监理单位检查交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件的收集、编制情况。
5）工程项目交接后，指导、检查、验收交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件。
16.2.3 公司其他部门职责。
负责与其相关的项目档案资料的验收，整编后向档案室移交。
16.2.4 监理单位。
监理单位对交工技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任，应及时对交工技术文件进行检查、审核、签证、盖章，组织承包单位完成交工技术文件的组卷工作。
16.2.5 承包单位。
承包单位按照工程承包合同、设计文件、施工图等规定的内容和要求，完成承担的全部建筑安装工程，经工程交接后，在三个月内将装订成册的竣工文件正本、副本送项目指挥部项目组审核。项目组在收到竣工文件后一个月内组织监理单位、工程质量监督站对其完成审核、签章确认工作，经公司档案室验收合格后归档。
16.3 档案管理界面。
16.4 档案管理流程。
16.4.1 前期文件归档流程。
16.4.1.1 前期文件归档流程。
16.4.1.2 前期文件归档流程步骤。
施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，应将其提交监理单位、项目组、各职能部门验交办依次审核，审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认，并加盖本人名章及单位公章，验收合格后由各职能部门填写资料移交清单，报分管领导签字后，至少交两套资料到档案室归档，使用部门需要时，可向档案室借阅或复制。
16.4.1.3 前期文件归档移交清单。
档案材料移交清册。
交接性质。移交部门：负责人年月日经办人年月日。
接收部门：负责人年月日经办人年月日。
监督部门：负责人年月日经办人年月日。
档案材料移交清单。
种类第页共页。
移交部门：（公章） 分管领导： 接收部门：（公章） 分管领导： 移交时间： 年月日。
移交人接收人：
16.4.2 竣工文件归档流程。
16.4.2.2 竣工验收文件归档流程步骤。
16.4.2.1竣工文件归档业务表单。
竣工文件归档业务表单。
项目名称：单项工程名称：单项工程编号：
移交单位（公章）：接收单位（公章）：
移交人：接收人：
移交日期：接收日期：
竣工文件归档业务表单。
16.4.3 竣工验收文件归档流程。
16.4.3.2 竣工验收文件归档流程步骤。
16.4.4 档案查阅制度及流程。
16.4.4.1 档案查阅制度。
1）查阅方式分为借阅和借出，本公司员工，因工作需要均可凭有效证件在指定档案查阅地点，登记查阅业务范围内的档案资料，每人每次最多可查阅二卷或一套（特别情况例外）；查阅业务范围以外的档案，按专业的不同性质，需办理查阅手续，经专业档案所属部门领导批准后，方可查阅。如需借出，须经综合管理部档案分管负责人批准，办理借阅手续后方可给予借出复印件，原件任何时候不予借出档案室。若查阅属知识产权保护范围内的各类档案，需经总经理或档案分管领导签批；
2）借阅机密级档案资料，须由本人提出书面申请，经本部门领导和综合管理部档案分管负责人签字后报总经理签批后方可借阅；
3）借阅档案只限借阅者本人使用，不准转借、代借、不准涂改、撕页、不准带回家或公共场所；
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