软件项目管理作业

《软件项目管理》作业。

——高效的管理与沟通。

院 (系) 名称：xxxx

专业名称：xxxx

学生姓名：xxxx

学生学号：xxxx

任课教师：xxxx

2023年11月。

高效的管理与沟通。

学号：xxxx 姓名：xxxx

从这个案例可以看出，项目经理无法使整个项目组高效和谐的工作，它的没有具体安排，是一切没在自己的可控范围内，在整个项目管理过程中，出现如下问题。缺乏对项目组成员的沟通需求和沟通风格的分析，他并不了解项目成员想到得到什么，没有和项目成员建立良好的交流机制，最终项目经理没有得到他想要的信息，项目成员也没得到他们需要知道的消息；同时缺乏完整的会议规程，会议目的、议程、职责不清，缺乏控制，导致会议效率低下，缺乏效果；他的项目例会太笼统，只是所谓的形式主义，并没达到例会的目的；会议没有产生记录；会议结束后，没有记录会议结果；会议没有引发相应的行动，会议结束，应按流程对会议结果做出相应的行动，达到例会的目的；沟通方式单一，缺乏可行性；没有进行冲突管理。

总之他的例会没有按标准流程来进行管理，没有达到例会的目的。是大家感到很失望。我们知道会议存在的根基在于它是一个团体行为，一对一我们更愿意称之为沟通。

所以为了高效完成例会，首先按标准的会议流程实行。

标准的会议流程分为三步。第一步是会前准备，它包括：决定会议是否有必要召开；确定会议目标，要把项目进展或状态评审与会议解决会议分开进行；为会议讨论设定基本准；按时开始和结束会议。

第二步是会议进行，它包括：制定具体时间限制，并坚持这一时限；会议一开始，就要明确会议的具体目标；多从与会者处了解情况；使会议按日程进行，防止与会者跑题；利用直观教具帮助说明你的观点，鼓励其他与会者效仿；就是否一致意见或仍然存在分歧，定时总结讨论结果。第三步是会议结束后，它包括：

形成会议纪要；下次会议的时间、地点和说明；这次会议的时间和地点，与会者名单及在项目中承担的角色；活动事项和负责跟踪及在下一次会议上向团队汇报的人员。

除了按标准流程外，我们还需要注意以下几点：首先应避免会而不议、议而不决、决而无果。使整个会议在吵闹、热闹中结束，至于会议解决了什么问题，做出了什么决定，下步是什么规划，没有人记住，或许有这个模块，也进行了讨论，但是没有人记住。

会议，此时成了积极解决问题者的辩论会，他们没有能力控制会议引导会议向着一个明确的方向前进，能做的是调动与会人员的积极性，但积极性这艘船驶向何方，不得而知。所以作为会议的主持者，务必了解会议的集思广益会带来很多干扰问题，这些干扰问题不是我们解决的核心问题，都能进行筛选排除，集中精力和时间将所有人的思路都调集到目前当下遇到的第一重要问题上，并对接下来的所有问题进行重要性排序，依次逐个的解决所有问题。为了能将方**变成生产力，会议最好能将责任落实到人头上，逐个进行跟踪考核。

主持会议者，务必明白会议的务实性，无决无果的会议都是官僚的表现，对于一个利润为导向的商业组织来说，玩不起。第二，明确主题明确目标，避免思想混乱。与会者被临时调集，主持人开场即扔出大量信息，多个信息交叉使得与会者既想解决问题，又觉得无从下手。

每个人关注的焦点不同，其背景也各异，最终会议在一片积极争论中迷失方向。所以会议的主持者往往希望与会者能积极参与解决问题，而与会者总是希望主持人能给予启发或是指导，双方的理解和希望产生“期待空隙”，思想没有交叉，会议不但开着累，而且没有成就感，每个人都在赶，最终也没赶出想要的结果来。无论是临时召集还是事先预备，明确的主题和目标是必须要向所有与会者宣告的。

必要时，这些主题和目标要写在看板上，时刻提醒所有与会者将所有精力放在这些主题和目标上，在会议的最后，将结果和目标进行比照。第三，避免无秩序无规矩。会议期间常常出现接听**、交头接耳、随意走动、斜躺在座位上、趴在桌子上、认真看其他东西、聚精会神的盯着看板想其他事情等等。

这些对与会者看来，没有任何什么大不了，会议的严肃性和规范性对他们来说，等于不存在。这说明了与会者对于会议的无知或疲于形式，也暴露了主持者的软弱和不坚定。一切以事先人后的原则，在这里不复存在。

人阶段性的积极和间歇性的麻痹在这里成为公众关注的盲点，他们怀着积极参加会议，信心满满，同时也真心而无所谓地做着与会议无关的事情。导致混乱最重要的是主持者缺乏控制局面的能力和技巧，说到底是对会议的召开缺乏经验，除了有意识的进行注意外，要争取在每次会议后都能积极的总结这些原因，假如你在开会的时候，出现了以上列举的各种怪相，请注意了：你的会议现场已经到了混乱的局面。

第四，避免主导无节制，流程混乱。主持者善于发现问题解决问题，并且乐于解决这些问题，凡是问题提出，都不假思索的解决，忽视了会议的主旨和使命。在延展到其他话题的过程中，一发不可收拾，会议时间延长、问题增加。

与会者发现，会议成了接力赛，大家跟着主持人从一个会议飞奔到另外一个会议，人在会议中感受到天马行空的憧憬和迷茫，有种快乐并痛苦的感觉。等到主持人从天上回到地面，才发现会议才进行到第二项。解决问题本是件好事，盲目地解决问题就是对问题本身认知处于一个空白的状态，是对自我失控的表现。

会议有其使命和目标，在会议目标达成后，如有条件的前提下进行问题的解答，也许是较为明智的选择。所以时刻明确会议的责任和任务，明确作为会议主持人的职责和影响，不能将会议作为展示自我的一个舞台，好大喜功在这里同样不适用。第五，避免无监督无执行，致使结果混乱。

会议作出了决策，分配到了人头上，并且制定了明确的时间表，但第二次会议，发现即使这样，也没有达到原来想要的结果。会议有决定和结果，但是仅仅停留在纸面上，在执行中缺乏监督、缺乏坚持，最终表现出来的结果离会议想要的存在差距。此时，任何惩罚和追究责任都是苍白无力的，结果就是结果，没有完成，任何人都付不起这个责任。

再优秀的方案，没有人执行或者执行不到位，都是一纸空文。执行完成是会议的最终落脚点。会议在开完后，应该有专门的组织和部门对会议的决策进行负责到底。

除了项目例会，我认为还有很多方式改善团队氛围，提高效率。例如，首先应对成员进行沟通需求和沟通风格的分析，根据分析结果，选择一条最合适的方式进行沟通，达到最佳沟通效果。除了项目例会之外，可以通过**、电子邮件、项目管理软件进行沟通。

目前，大多数企业的组织沟通还是停留在指示、汇报和会议这些传统的沟通方式上。它们不能顺应社会经济的发展、组织成员心理结构以及需求层次的变化，而采用因人制宜、因时制宜的有效沟通方式。从而使得组织成员的精神需求不能得到充分满足，譬如：

它们自我价值的实现和对组织的归属感、集体荣誉感和参与感的满足。定期的领导见面和不定期的群众座谈会就是一种很好的正式沟通渠道，它也能切实的解决上述存在的问题。领导见面会是让那些有思想有建议的员工有机会直接与主管领导沟通，一般情况下，是由于员工的意见经过多次正常途径的沟通仍未得到有效回复。

群众座谈会则是在管理者觉得有必要获得第一手的关于员工真实思想、情感时，而又担心通过中间渠道会使信息失真而采取的一种领导与员工直接沟通的方法。与领导见面会相比，群众座谈会是由上而下发起的，上级领导是沟通的主动方，而领导见面会则是应下层的要求而进行的沟通。至于具体形式的采用，还是应根据组织的实际情况来决定。

郊游、联谊会、聚会等形式未尝不是非正式沟通的良好方式。这些渠道既能充分发挥非正式沟通的优点，又因它们都属于一种有计划、有组织的活动而能够易于被组织领导者控制，从而大大减少了信息失真和扭曲的可能性。还有可以设立了论坛、bbs公告等多种非正式的沟通渠道。

在这些渠道当中，组织成员的沟通一般是在身份隐蔽的前提下进行的。所以，这些沟通信息能够较为真实的反映组织成员的一些思想情感和想法。最后，企业要注重组织沟通环境的改善。

组织中和谐的人际关系是优化沟通环境的前提。平时组织领导者可以多开展一些群体活动（球赛、**演出、聚餐等），鼓励工作中员工之间的相互交流、协作，强化组织成员的团队协作意识。这些措施一定程度上都能起到促进人际关系和谐的作用。

另外，组织成员之间也应相互尊重差异，促进相互理解，在此前提下的人际沟通也将会更有效的改善人际关系。组织中民主的文化氛围和科学的领导者作风是良好的沟通环境的核心要素。所以，组织者应致力于营造一种民主的组织氛围，组织领导者也应适当的改善自己领导风格和水平。

与此同时，在领导方式上，他们善于充分发挥管理者非权力性影响力的作用，凭借自身的人格魅力去领导人，而不是权力去领导人。并且他们善于和组织成员进行私人性的沟通，准确、全面地了解组织成员的。

总之，我们应该多渠道进行沟通，增强项目成员和项目成员之间，项目成员和领导之间互动、互信。还有应该相互尊重，通过其他方式强化合作。人性化的管理，弹性的工作方式，稳定的后勤保障，多层次、多方位、多角度的交流沟通。

我相信如果做到如上几点，一定能建立一支团结、和谐、高效的团队。这样才能项目高效完成，而且组员之间的关系更加和谐。

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