四川理工学院机电协会。策。划。
书。机电协会。
2023年12月。
活动主题：机电协会2011—2023年终总结暨表彰大会。
活动时间：12月10日下午2：30
活动地点：四川理工学院黄岭校区一教127
参加人员：机电协会24届理事会成员、各部门干部干事及部分会员。
活动目的：随着12月份的到来，学校各级部门、各社团的学生活动都将走进尾声，在新年的钟声敲响之前，协会的活动也应当画上一个完美的句号。此次大会旨在对协会本学期工作进行总结；对协会过去的工作中存在的问题进行系统剖析；了解各部门工作总体进展，为协会后续发展续航掌舵；同时对本学期以来协会出现的优秀会员、积极的干事进行表彰并颁发奖状。
活动意义：协会作为大学生展示自我、锻炼能力的非常重要的平台之一，在大学生活中发挥着不可或缺的重要作用，此次总结表彰大会在为加强协会领导层同会员、干事、干部的交流搭好了平台，起到了了解会员动态的目的。同时，也起到了提升会员与协会之间的默契和感情的作用。
前期的准备和各部门的分工：
1、办公室：负责在活动前期负责购买所有活动所需要的材料，并且做好记录。
2、组织部：负责组织策划及通知各部门干部干事，会前签到以便以后的优秀评选。
3、宣传部：做好活动前期的宣传工作，主要是要做好海报、横幅，以确保让尽量多的会员参加；教室黑板布置。
4、专业部、科技部：协同组织部维持现场的秩序、会后做好现场清洁工作。
5、编辑部：做好现场摄影工作，并做好会议记录。
6、公关部：负责联系其他社团拉好横幅；做好现场的迎宾工作；另在出现突发事件时配合在场的负责人组织所有人员安全撤离。
具体流程：1、 各部门按照前期准备做好相应的安排，准备活动充分，确保总结大会如期进行。
2、 提前召开干事大会，分配各部门的任务，确保准备工作有序进行。公关部联系其他社团预祝本协会活动圆满成功。
3、 各干事各司其职，共同协作完成大会教室的安排工作，等待与会人员进入教室。
4、 会议前期、中期以及后期，编辑部需要做好相应的图样采集，便于以后对此次活动做好总结。
5、 会议议程详见附页。
后期工作：办公室：做好本次大会的活动总结及财务开支。
编辑部：写好新闻稿。
专业部、科技部：协同组织部清理现场，确保活动后现场清洁。
经费预算：活动注意事项：
1、必须保证会议的纪律。
2、活动结束后做好活动的文稿，采集好**，做好总结。
3、保持活动地点的整洁干净，相关人员做好现场卫生的整理。
4、各部门应通力合作，齐心为此次活动出力，确保一切顺利。
安全预案：配合校团委、黄岭保卫办工作，做好一切的防护措施，同时，安排相关执勤人员，确保遇到突发事件能够安全有序的疏散现场。
机电协会。2023年12月07日。
附页：会议详细议程：
1、 由会议主持人致开幕词，宣布会议开始。
2、 协会理事会会长杨国龙总结协会学期取得的成绩并作点评。
3、 协会理事会副会长古波作学期总结。
4、 协会理事会副会长何显成做学期总结。
5、 协会理事会秘书长作总结，并对协会的财务工作做相关的公示。
6、 协会理事会理事廖荣强作总结。
8、 理事会成员对在协会本学期活动中获奖的会员颁奖。
9、 主持人宣布大会结束。
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