采购业务流程及管理制度

发布 2019-08-22 21:40:00 阅读 8762

采购部门应承担对采购物资的采购管理,包括**商的选定、定价、合同管理、验收、请款、挂账、付款等相关事宜。

4、 请购申请及审批流程。

1.对生产物资,生产部门按照生产的要求,编制《物料需求计划》(应充分考虑安全库存等信息),递交技术质量部对其技术状态要求做具体的技术要求,提交部门经理审批后交采购部备案执行。

2.对于超计划和计划外采购项目,采购部部长需对申请部门需求进行审核,特殊情况报总经理审批后才能给予办理。

3. 预算内其他物资的采购,由使用部门提出申请经部门经理审批后,全部提交采购部门备案执行。

4、对于日常办公用品、设备、后勤、物业生活物质采购,由综合部提出申请经部门经理审批后提交采购部门备案执行。

5、对于项目设备、工程材料采购,由申请经部门提出,交与采购部登记备案,由采购部长组织进行集中或招标采购。

请购审批流程图:

请购人 --请购部门经理 - 采购人 - 采购部经理。

采购方式控制。

公司的采购业务相对分散,原则按以下方式进行采购。

1.集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。

2.长期**采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定**厂商,议定长期****,批准后通知请购部门依需要提出请购。

3、零星采购方式:单批物资总价值低于1000元人民币时,由采购人员直接从商家购买,采用实报实销的采购方式。

询价、议价、**。

1、采购部门接到请购部门(生产部、总经理)以**联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。

2、在任何可能和适用的情况下,采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的**、询价:

3、经办人员应对厂商的**资料进行整理并经过深入调查分析后,以**或其他联络方式向**厂商议价。

4、采购员在与**商进行磋商后,应作好比较记录,主要考虑质量、**、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要的情况下,采购员与请购人应一同参与同**商的讨论。

5、在货物及服务质量相同的情况下,原则上选择**最低的**商,只有在特殊情况下,如价低者品质有问题,方可选择**较高的**商,但必须详细说明原因,以便日后参考。

采购物资的跟催。

1、采购员在物料交货期内定时跟进督促**商的生产和发货情况。如遇特殊情况**商无法按时按量交付时,应尽早将信息传递给制造部门,必要时向部门经理说明情况,及时采取应急措施。

货物验收。第八条

第九条采购物资到公司后,采购人员及时将采购物资送检质量部门对来料进行检验。合格,即批准入库;不合格,即按退货办理退回处理。

第十条交货数量未达到订购数量,以要求补足为原则,由生产部门通知采购部门联络**商进行处理。

第十一条退换货作业。

1.检验不合格的货物退货时,采购员根据经采购部门经理签字确认后的《退货通知单》办理退货。

2.货物需要更换的要与供方协商解决,需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部。

3.货物在保修期或保质期内出现质量问题时,由质量部门负责办理索赔手续,索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等一起上报财务部。

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