原材料采购管理系统

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一需求分析 1

1.1 需求分析 1

1.1.1一般采购流程 1

1.1.2 原材料采购流程 3

1.1.3 系统信息要求 4

1.1.4 用户对系统要求 5

1.2 系统功能分析 5

1.3 业务流程概述 6

1.4 数据流程图 7

1.5 数字字典 9

1.5.1数据项 9

1.5.2数据结构 16

1.5.3数据流 18

1.5.4处理逻辑定义 20

1.5.5数据存储 23

1.5.6 外部实体定义 24

二概念结构设计 24

三逻辑结构设计 26

3.1逻辑设计的任务和目标 26

3.2数据组织 26

3.2.1将e-r图转换为关系模型 26

3.2.2 逻辑结构定义 27

四物理结构设计 30

4.1物理设计阶段的目标与任务 30

4.2数据存储方面 30

五数据实施和维护 31

5.1建立数据库、数据表、视图、索引 31

5.1.1 建立数据库 31

5.1.2 建立数据表 31

5.1.3 建立视图 34

5.1.4 建立索引 34

5.2 导入数据 35

六、总结 38

随着科学技术的快速发展，我们的生活逐渐进入了信息化时代，而信息化时代信息系统的作用与我们的生活息息相关，企业公司还有一些个体商户的运营也体现出了信息系统的重要性。

然而随着业务和产品的数量的增加，信息系统变得很难管理，查询时间和工作量也大大的增加了。采购是企业经营的核心环节，它对于企业降低经营成本、确保产品质量、缩短生产周期具有非常重要的意义。而原材料的采购是企业运营的基础，更是要认真对待以及完善整个采购流程，确保企业不出现缺货现象。

因此，我们针对于一般企业的采购环节建立原材料采购管理信息系统。

采购是以各种不同的途径，包括购买、租赁、借贷、交换等方式，取得物品及劳务的使用权或所有权，以满足使用的需求，采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。

采购管理是指为了达成生产或销售计划，从适当的**商那里，在确保质量的前提下，在适当的时间，以适当的**，购入适当数量的原材料所采取的一系列管理活动，而**管理是为了保质、保量、经济、及时地**生产经营所需要的各种物品，对采购、储存、供料等一系列**过程进行计划、组织、协调和控制，以保证企业经营目标的实现。鉴于采购管理在企业中的巨大作用，我们说采购是企业经营活动的重要组成部分，对采购活动的管理也应该重视。

对于一般商品，所需要的采购过程如下：

1．采购申请。

当采购人员根据品类管理系统的信息反馈，对市场进行综合调研，发现了**在品类上的欠缺，并且发现了填补这一空缺的目标，于是提出采购申请。

2．选择**商。

对**商进行资格的审定，也就是质量，成本，交付与服务并重的原则。在这四者中，质量因素是最重要的，首先要确认**商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系，然后确认**商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺能力。其次是成本与**，要运用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析，并通过双赢的**谈判实现成本节约。

在交付方面，要确定**商是否拥有足够的生产能力，人力资源是否充足，有没有扩大产能的潜力。最后一点，也是非常重要的是**商的售前、售后服务的纪录。

3．与**商的接洽。

确定好商品之后，事先与采购部联系，并将相关资料传送到。在得到采购部**通知后，于约定的时间到采购部与主管人员接洽。

4．合同管理。

在与**商接洽阶段，若双方达成共识，即可商量签约，在签定前，请**商认真了解合同中每一条款，对于个别部分的修改以及对合同的补充，经双方同意可填写在备注栏内。按合同要求认真填写相关内容，加盖企业公章。经批准后，**商的所有资料在电脑系统内建档，并取得**商合同编号。

5．收货、质检、退货。

具体步骤：验收厂商所持订单或其他单据是否准确无误。如有错误，则拒绝接货；验收进货商品与订单商品是否一致。

如果送货商品与订单商品不一致，则拒绝接货；验收商品保质期限、生产日期，不符合保质期限要求或过期商品拒绝接收；验收商品送货数量，即使货物已装箱密封，也应打开核实。送货数量与订单数量有差异的按实收数量为结算依据。如预付款进货数量短少，需填写进货短缺记录表并由厂商签字认可；

6．付款。由财务部统一为**商办理结帐手续，结帐依据与**商签订的合同规定条款予以结帐。整个流程如下图所示：

我们通过分析一般采购和原材料采购流程，得出原材料采购的流程为：制定缺货通知单、缺货通知单的审批、选择**商、采购订单的生产、**商发货、到货单的形成、入库或者退货。

1）制作缺货通知单，仓管员根据库存情况以及企业需求情况，对原材料的缺货情况进行统计，形成缺货通知单。

2）缺货通知单的审批，这一步对企业是相关重要的，缺货通知单上数量的出错、日期的出错或其他方面的出错都会对企业的整体运营造成影响，例如，数量过多会造成增加企业的库存并占据企业的资金，使得资金流动减少，而数量过少，原材料不足，企业则无法生产，所以缺货通知单要审批确认之后才可提交给采购员。

3）选择**商，企业的原材料**不止一家，需要从**商信息中选择合适的**商，并取得相应的联系，从而为下一步的采购订单做好准备。

4）采购订单的生产，当采购员收到仓管员的缺货通知单之后，要查找系统的**商信息，制定采购订单，发给**商。

5）**商发货，**商受到企业的采购订单之后，会在相应的限期内进行发货。

6）到货单的形成，对于**商所发的原材料，需要对到货的原材料的数量、日期、包装以及合格率等做相应的检查，形成到货单。

7）入库或退货，对合格的到货单进行入库操作，而不合格的到货单要退货处理。我们的整个流程图如下所示：

1）操作员信息：

每位操作员都需要用户名和密码才能登入系统，所以，系统需要对操作员进行管理、还有相关的密码修改和操作权限设置。

2）采购员信息：

每个采购员都有唯一的采购员号以及相关的基本信息，方便系统对采购员进行查询和管理。

3）**商信息：

**商信息主要是**商号、名称、****、地址等信息，便于采购员联系和订货。

4）仓管员信息：

仓管员信息主要是仓管员号、名称、****等信息，便于采购员与其联系和信息的审核工作。

5）原材料信息：

对于所有原材料信息都需要进行统一管理的，包括材料的名称、规格等属性，使得整个系统的采购（退货）环节有序的进行。

1、信息要求：

操作员可以在系统上查询所需要的采购信息，包括有提供所订货原材料的**商信息，相关的****和地址，以及原材料的**等，以利于对整个采购管理系统的全面管理。

2、处理要求：

当一些信息发生变化时，操作员需要对相应的信息进行修改和管理。如在某一时段上，**商提供的原材料**发生变化时，需要对**进行修改。

3、安全性与完整性要求：

a、安全性要求：

1）系统应设置访问用户的标识以鉴别是否是合法用户，并要求合法用户设置其密码，保证用户身份不被盗用；

2）系统应对不同的数据设置不同的访问级别，限制访问用户可查询和处理数据的类别和内容；

3）系统应对不同用户设置不同的权限，区分不同的用户。

b、完整性要求：

1）各种信息记录的完整性，信息记录内容不能为空；

2）各种数据间相互的联系的正确性；

3）相同的数据在不同记录中的一致性。

基于以上系统信息和系统要求的分析，我们将本系统分成以下几个功能（如下图）：系统设置、信息管理、缺货管理、采购管理、到货管理、退货管理和入库管理。其中系统设置包括操作员管理、操作员密码修改；信息管理包括仓管员管理、采购员管理、原材料管理和**商管理；缺货管理包括缺货通知单管理、缺货通知单审核和缺货通知单的查询；采购管理包括采购订单管理和订单信息查询；到货管理包括供货单管理、到货单管理和到货信息查询；退货管理包括退货单管理和退货信息查询；入库管理包括入库单管理和入库信息查询。

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