1。 标题。
全结构式。由发文机关、事由和文种三部分组成。
省略结构式。可以省略发文机关和事由,直接用文种“通知”,这类通知主要用于内容简单,发文范围很小的事务性通知。
根据特殊情况和具体要求,可以在文种前加表示范围、程度的词语。例如,“联合通知”、“补充通知”、“重要通知”等。
发布性通知。由“发文机关”、“发布与被发布公文标题”、“通知”组成。
批转、**通知。由“发文机关”、“批转”、“始发机关文件标题”、“通知”组成。
2。 正文。
指示性、批示性通知的正文。
一般由缘由、事项、执行要求三部分构成。
①缘由。说明发通知的原因、目的、根据、意义或当前存在的问题。这部分要简明扼要,精练概括,然后用承启语“特作如下通知”、“现将有关事宜通知如下”等转入通知事项部分。
②事项。主要是部署工作任务,要明白具体地阐述工作意见、措施、办法以及需要注意的问题。这部分多采用分段式或分条列项写作。要求写得具体明确,条理清楚,便于下级机关领会和贯彻执行。
③结尾。写执行要求,一般以“以上通知,望认真执行”、“特此通知,请认真贯彻执行”、“本通知自发布之日起实行”等惯用语作结。
**性通知的正文。
①写明被**文件名称,然后阐明**该文件的必要性和意义等;写明**机关的态度、目的及评价,后面的被**文件作为通知的具体内容,即通知的“主件”。
②有针对性地发出指示,提出贯彻执行的意见、要求,常用“请遵照执行”、“请认真贯彻执行”等,对**的文件精神加以补充、强调或说明。
发布性通知的正文。
这类通知正文部分较简短,一般由缘由、事项构成。
①缘由。用简要文字交待制文目的、依据,即用“现将……”句式引出被发布的文件名称。②事项。写政策性的原则规定,并提出贯彻执行的希望和要求,如果内容较多,可以分条列项进行写作。
事务性通知的正文。
多采用段篇合一或总分条文式结构,直陈其事,简明扼要,一般由缘由、事项、结尾三部分构成,其写法是:
①缘由。直接简明地写出行文的原因或依据,然后用过渡句“现将有关事项通知如下”、“为此,特作如下通知”等,后用冒号,开启下文。
②事项。写受文单位需要了解、知照的事项,主要包括:任务、措施、办法、要求、希望等。
③结尾。一般以“特此通知”作结,如果缘由和事项两部分之间用了过渡句则不用此句作结。
会议通知的正文。
一般采用总分条文式或条文式结构写作,许多在条首标明“会议时间”、“会议地点”、“出席人员”、“主要议题”和“会议要求”等语。会议通知一般由缘由、事项构成。其写法是:
①缘由。写召开会议的依据、目的或背景等,然后用过渡句承上启下。
②事项。必须写清楚:会名,由何单位组织召开或主办;安排,开会的依据、目的、背景、主要议题、会期、会址、出席人员、日程安排、报到时间、地点;要求,会前拟参会人员应做何准备,有什么希望、要求,组织会议的单位如何接待或安排等事宜,如:
乘车路线、车、船、飞机班次,联系人姓名、**、传真、e—mail地址等。
任免通知的正文。
这类通知因涉及人事任免问题,要特别审慎,提法、措词、人员排列顺序等十分考究,要认真细致。其写法规范、单一,只简明扼要写清楚任免的缘由和内容即可。
①缘由。写通知依据、原因等。这部分内容宜粗不宜细,宜简不宜繁,尽可能使用模糊词语。
因任免的具体原因、依据等只宜上级、领导或组织掌握,有的不宜成文公开。故多写:“根据工作需要,经xxx研究决定……”或“经xxx研究决定……”
②事项。要明确具体,排列要有序,所任、免的职务不能出一点错漏,绝不能自作主张。
常用文书写作格式
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