5.资料、样品。
如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。
6.会标、背景板、展板。
会标一般指会议名称和会议标语横幅。
为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面），特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。
3会前准备工作编辑。
1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置（会标、广告牌、灯光、音响、多**、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。
2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。
3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。
4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。
5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全。
隐患的发生。
6：医疗保障，配备医疗人员，解决突发事件。提前购买常备药品，种类包括：
感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。
及时联系就医。
7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。
四：会议其它费用开支预算。
1：代表证2：广告牌3：展板4：用车5：宴会标准6：水果7：纪念品8：资料打印、复印9：照相、摄像10：其它。
4人员安排编辑。
1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）
2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水**及服务。
3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员。
4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。
5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务。
6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务。
5发票的开据编辑。
在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开具正式发票及酒店的住宿发票。
6会议接站编辑。
会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站或者飞机场设一块醒目接站牌。
7会议报到编辑。
1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”“签到处”
2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、**、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。
3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。
4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券。
5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存。
6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表。
7：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表。
8会议期间编辑。
1：要求酒店落实叫早服务。
2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行。
3：会议室布置情况落实。
4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记。
5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈。
6：与酒店公司财务人员协调好票据的开取。
7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程。
9会议结束工作编辑。
1：会议结算。
1：我向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误。
2：向会务组提供所需发票。
3：返还会务组附加的会议利润。
2：会议返程。
1：根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程。
2：可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送丽江特色精美礼品[1]
参考资料。
会议接待方案流程
x 根据贵公司要求，我司为贵公司此次会议设计了如下会议方案，若有何疑问，请及时与我公司联系，再做具体协商。一 会议日程安排。xx月x日 机场接机，报到，入住酒店。我公司派专车至机场，接来自各地的贵公司参会人员，送至酒店，安排参会人员报到，安排参会人员入住酒店休息。x月x日 x月x日 会议召开。安排参...
会议接待流程细节
一 会议资料准备。1 会议资料 由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数印刷。2 会议资料 主办单位提供 3 领导发言稿 主办单位提供 4 报到册 会议指南 会议日程 参会者到达消息。5 项目执 况资料 主办单位提供 6 展板所属 主办单位提供 7 广告牌设计稿。8 欢迎布标...
饭店会议接待流程
为进一步做好会议项目的开发和接待工作，确保会议客人从入住到撤离全方位的服务过程准确 到位 顺畅和协调，根据饭店实际情况，制定会议接待相关规定如下 一 责任分工。1 总负责人 营销部经理。会议接待工作由营销部负总责，负责协调和处理会议接待全程中的各类工作事项。2 总跟进人 营销部指定的营销代表为会议总...