随着公司各项制度的完善，为进一步加强公司档案管理工作，保证档案的完整性，现依据《机关文件材料归档范围和文件档案保管期限规定》、《建筑工程资料管理规程》和《会计档案管理办法》的各项条例，并结合本公司实际情况，特制订此办法，协助并管理公司总部及各项目部的档案管理及归档工作。
1、适用范围。
本制度适用于中冶时代置业****总部及各项目部。
2、归档范围。
2.1工程档案归档范围。
主要为工程a类基建档案与工程竣工档案。
2.1.1 工程a类档案包括项目决策立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘、设计文件、工程招投标及承包合同文件、工程开工文件、商务文件、工程竣工备案文件以及其他文件。
2.1.2 工程竣工档案包括a类基建档案、b类监理档案、c类施工档案、d类竣工图。
2.2 机关文件档案归档范围
主要为为文书档案、财务档案
2.2.1 文书档案归档范围。
2.2.1.1 反映本单位职能活动的文件材料。
2.2.1.2本单位工作活动中具有凭证价值的文件材料。
2.2.1.3本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料。
2.2.1.4其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。
2.2.2 文书档案的不归档范围。
2.2.2.1上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2.2.2.2本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿。
2.2.2.3同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
2.2.2.4下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
2.3 财务档案归档范围
财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反应单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
2.3.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2.3.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账薄、其他会计账簿。
2.3.3 会计报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
2.3.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应保存的会计核算专业资料、财务档案移交清册、财务档案保管清册。
3、明确责任分工及各类文件归档要求。
本着统一领导，分级管理原则，也为强化公司档案管理制度，保证档案文件系统、完整、准确并及时归档，公司总部在综合管理部设立档案室及档案专职人员。因此，要求各项项目部均要设有专职资料员或档案员，负责工程档案及行政档案的整理。各项目部财务人员负责将每年形成的财务档案，整理立卷装订成册。
要求所有存档文件一律归存原件，如文书文件有特殊情况不能归档原件时，要求及时向上汇报，并对复印件文件添加附页，说明情况并盖章。除财务档案的其他档案要求有电子扫描文件，且电子文件名称要求与文件统一，电子文件要求统一制作成光盘，上交纸质档案时要求一并交予。各项目部对归档文件必须编制档案保管清册，做到及时收集及时归档，不可遗漏文件。
要求各项目对文书档案进行分类，具体要求见5.1.4。
此外，单位必须加强对财务档案的领导，坚决维护财务档案的齐全和完整，建立财务档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、失散和泄密。
责任部门、责任人员设置：
向公司总部移交档案时不得转移归档工作的责任归属。
4、工程档案管理细则。
4.1 工程档案收集工作。
4.1.1 各单位、各部门、各项目部应该根据项目工程建设的进度及时向公司档案室移交工程a类档案，保证工程档案归档的及时性，工程竣工档案应在工程项目竣工验收合格后三个月内统一移交公司档案室。
4.1.2公司档案室档案管理员应按北京市建设委员会与北京市规划委员会联合发布《建筑工程资料管理规程》的归档要求及时接收项目工程档案并建立相应接收台帐。
4.2 工程档案整理与归档工作。
4.2.1公司档案室档案管理员应按档案管理系统进行分类整理，建立工程档案归档编号。（具体分类见附表一。）
5、文书档案管理细则。
5.1文书档案的归档要求
5.1.1单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的应与文件正本、定稿一并归档。
5.1.2文书档案应按年度/组织机构/保管期限分类法进行分类整理。
5.1.3文书档案归档整理单位为件，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，**文与被**文为一件，报表、名册、图册等一册（本）位一件，来文与复文为一件。
5.1.4要求各项目对文书档案进行分类，即：各类申请文件一类、会议纪要一类、总部下发文件一类。
5.1.5文书档案纸质文件材料应在第二年的第一季度前移交到公司档案室进行归档。
5.2 文书档案的保管期限。
5.2.1 单位文书档案的保管期限分为永久、30年、10年。
5.2.2 永久保管的文书档案主要包括：
5.2.2.1 本单位制定的规章制度。
5.2.2.2 企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件。
5.2.2.3 内部机构设置、名称变更、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件。
5.2.2.4 本单位机构演变、人事任免等文件材料。
5.2.2.5 本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。
5.2.2.6 审计意见、审计报告及批复等。重要的专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料。
5.2.2.7同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。
5.2.2.8 上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料。
5.2.2.9 本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。
5.2.2.10 本单位职能活动中形成的重要业务文件材料。
5.2.2.11 案件纠纷及公证事务中结论性材料。
5.2.2.12 法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件。
5.2.2.13 重大事故的调查和处理文件。
5.2.3 30年保管的文书档案主要包括：
5.2.3.1上级单位或同级单位印发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的文件材料。
5.2.3.2工商行政管理方面的文件。
5.2.3.3重要的企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件。
5.2.3.4对公司职工的任免工作、奖惩措施的文件。
5.2.3.5一般法律事务文件。
5.2.3.6案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件。
5.2.3.7上级机关颁发的本公司应贯彻执行的有关审计工作的文件。
5.2.3.8审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示与批复等。
5.2.3.9一般的的专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料。
5.2.3.10人事调动介绍信及存根、工资转移证等。
5.2.3.11关于公司人员培训的计划、总结、规章制度、请示与批复、决定、统计报表、培训名单、合同等。
5.2.3.12出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件。
5.2.3.13本单位职能活动中形成的一般性业务文件。
5.2.3.14本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。
5.2.3.15本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、请示，一般性工作报告、总结、统计报表等。
5.2.3.16同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。
5.2.3.17下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
5.2.4 10年保管的文书档案主要包括：
5.2.4.1 各项会议纪要。
5.2.4.2 各项目部或部门的周计划及工作总结类文件。
5.2.4.3 工作中形成的一般性流程文件。
6、财务档案管理细则。
6.1 当年形成的财务档案，在会计年终了后，暂由会计部门保管一年，期满之后，由会计部门编制移交清册，移交公司总部的综合管理部统一保管。
6.1.1 各项目部形成的财务档案，待工程全部结算完毕后，移交公司总部的综合管理部保管。
6.2 财务档案的保管期限。
6.2.1 财务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为3年、5年、10年、15年、25年5类。
6.2.2 财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
7、档案的销毁及移交。
7.1 保管期满的档案的销毁。
7.1.1 由总部综合管理部会同档案内容所涉及的相关部门提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
7.1.2 档案鉴定领导小组在档案销毁清册上签署意见。
7.1.3 销毁档案时，应当总部综合管理部和档案内容所涉及的相关部门共同派员监销。
7.1.4 监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
7.1.5 保管期限已满，但未完成的文件不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独出丑的档案，应当在档案销毁清册和档案保管清册中列明。
7.2 档案移交。
7.2.1 交接档案，交接双方应办理交接手续。
7.2.2 移交档案部门，要编制档案移交清册，列明应当移交的档案名称、卷号、册数、起止年度等内容。
7.2.3 交接档案时，交接双方应当按照档案移交清册所列内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人在档案移交清册上签名或盖章。
8、档案借阅。
8.1 由档案管理部门制作档案文件借阅卡及借阅登记台账。
8.1.1 档案归属项目部时由项目部档案管理人员制作。
8.1.2 档案归属总部档案室时有总部档案管理人员制作。
8.2 公司各项目各部门如因工作需要借阅档案原件应填写档案借阅登记表并由相关领导审批。如借阅复印件亦须登记及相关领导审批。
档案管理办法
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