总则：为加强公司综合档案管理工作，系统地收集记录本公司各项活动具有保存价值的文件资料，作为真实的历史依据，并充分发挥其在经营管理中的作用，特制定本办法。
分类：分为工程类、质量环境管理体系、行政类、财会类、声像、人事六大类。
第一类：工程技术档案。
一、 施工技术文件资料：
1、 归档范围：（以工程项目为单位）
1） 招、投标资料（自建基建项目还包括申请报告、计划任务书、各种手续、审批报告等有关该项工程的**文件等）
2） 施工合同。
3） 工程预、决算书。
4） 竣工技术资料（按国家统一验收标准排序）
5） 与工程实物相符合的全套竣工图。
6） 工程验收记录及会议纪要、施工总结。
2、职责分工：招投标资料、施工合同、预（决）算资料由经营管理部负责收集、整理立卷，第二年三月归档。其它工程技术资料由项目技术员负责填写、整理，送交公司工程部审定，并暂存工程部，待第二年三月份归档，装订规格以城建档案馆要求为准。
二、 设备仪器文件资料：
1、 归档范围：
1）施工生产、试验设备仪器随机所带的技术资料。
2）设备仪器使用记录。
3）检修记录。
2、职责分工：施工机械设备方面资料由物资管理部负责收集、整理。当年资料暂存物资管理部，第二年三月份归档。
（有关试验、计量、设备仪器方面资料由试验员负责收集、整理，暂存工程部，于第二年三月份归档。）
三、 科研方面的文件资料：
1、 归档范围：在科研活动中产生的方案、批准书、科研成果形成过程中的完整资料。
2、 职责分工：由科研实施部门负责收集、整理立卷，暂存实施部门，于第二年三月份前归档。（长期）
第二类质量环境管理体系文件。
1、 归档范围：
1）质量环境管理手册。
2）程序文件。
3）其它质量环境方针。
4）在质量环境管理体系运行中形成的质量记录。
5）质量环境管理体系文件清册。
2、 职责分工：
1）质量环境管理手册、程序文件和其它质量环境管理文件在编制完毕、经批准打印装订成册后一个月内即向档案室移交一套。
2）在文件运作过程中产生的质量环境记录暂存工程部，在第二年三月底前归档，保存期限为长期。
第三类行政档案。
1、 归档范围：
1）上级机关或主管部门颁发的主要业务并要求执行的文件材料（长期）。
2）上级机关或主管部门召开的重要会议文件资料包括公司领导在会上的发言。（长期）
3）上级相关或友好人士视察，检查本公司工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件资料（永久）。
4）公司召开的历次董事会或相当级别的决策性会议纪要、发言材料、声像材料（永久）。
5）公司召开的专业性会议及党、政、工会议纪要（短期）。
6）本公司制定的方针、政策、法规性、重要业务性资料（长期）。
7）本公司的请示与上级机关的批复（长期）、公司内部职能部门的请示与公司的批复（短期）。
8）公司党、政、工及各职能部门的工作计划、总结、向上级的汇报材料（长期）。
9）本公司的各种统计报表（长期）。
10）干部任免文件、机构调整、人员编制及下属各单位变化（名称更改、启用印信文件等）（永久）。
11）公司获得的各种荣誉证书、个人获劳模或先进工作者等荣誉称号、职工奖励或处分等行为形成的文件资料（长期）。
12）干部职工的录用、调转材料及所签合同（永久）。
13）职称评定材料（永久）
14）各种介绍信及行政活动的存根，反映公司活动的简报、**、音（像）带等（长期）。
15）有关公司区域变化和解决界限纠纷、征用土地的文件资料（永久）。
2、 职责分工：由办公室负责行政文件的收集、整理及组卷工作，在第二年三月底前向档案室移交。
3、 质量要求：
1）要完整配套，前后一致。
2）保管期限划分明确。
3）文件排列顺序明确：先调查后结论，先上级后下级，先请示后批复；同一作者，同一问题按主次排序，目录清晰，页号在右下角。
4）内容清晰，问题反映准确，通常三要素：作者、问题、名称。
5）文字材料去掉金属面，以底边和左边挫齐，三孔一线。
第四类财会档案管理。
1、 分类：
1）会计凭证：包括原始凭证、记帐凭证和汇总凭证，具体是现金收付凭证、银行存款收付凭证，、转帐收付凭证。
2）会计帐薄：具体包括现金日记帐、银行存款日记帐、**明细帐；总帐及银行对帐单等。
（3）会计报表：具体包括施工企业年、季会计决算报表。
2、职责分工：由公司财务管理部统一收集、整理、组卷，于第二年三月底前移交档案室。
3、排列编号：
1）以年度为界线编号，案卷编号应根据凭证、帐簿、报表三大类分别从1号流水编号，即一类一个流水号。
2）会计凭证分别按现金、银行、转帐一年形成一个流水帐号进行排列，会计帐簿应按现金日记帐、银行存款日记帐、明细帐依保管期限降级排列。
3）年度会计报表一律集中单独按年份排列，另行组卷编号。季度会计报表一律集中单独按年份排列，另行组卷编号。
4、 案卷质量要求及建议保管期限：
1） 会计档案立卷前仔细核对原始凭证号顺序，一个凭证号不准分开立卷，要拆卸金属物和影响整齐的原始装订线等。
2） 会计档案每卷厚度一般在二厘米左右，装前要填好凭证封面，装订成册后应贴填写好的凭证，脊背与封面处加盖财务专用章和装订人用章，达到整齐、结实、美观。
3） 会计帐簿：列页帐簿要填帐尾经管人姓名，并加盖交接人印章和银行预留印章。活页帐要抽出空白帐页，编好页数，填制首页目录和交接目录，装订前填好帐薄封皮，装订后应贴填写好的脊背。
4） 会计决算报表应以年、季分别装订，汇总决算会计报表应与所属单位的决算报表合订成册。
第五类声像档案管理。
1、 归档范围及分工：
1）上级领导来我公司视察工作的**、录音带、录像带等（工会、经理办公室提供）。
2）历届董事会、表彰大会、劳模、先进集体、个人以及反映事迹的**、录像等（由工会提供）。
3）反映公司各项重要活动及面貌的**、剪报、录像带等（由办公室或工会提供）。
4）主要技术活动及工艺方面的**，优质工程及重点项目原始地貌，开工典礼、施工进度、质量、竣工的**、录像（由总工办、工程部提供）。
5）有关部室开展的技术、业务知识竞赛及其它有保存价值的**、像带（由相关部室提供）。
6） 重大安全事故**（由安全劳资部提供）
2、 归档要求：
1）声像方面由各分管部门负责按要求积累、整理，于次年三月底前向档案室移交。
2）**归档时应与底片同时归档，并在每张背面有准确、简练的文字说明。
3）录音、录像带在盒内注明录制内容、录制人、时间。
第六类人事档案管理。
1、 范围：
1）履历表、登记表、自传等及党、团材料。
2）干部任免呈报表，招工、离退休审批表，调整工资审批表等。
（3）各种鉴定表，考核、考查材料。
（4）奖励、处分、取消处分、复查等材料。
5）业务考核材料，著作、**编目，晋升职称审批材料。
6）在校期间档案材料、培训材料。
2、 要求：
1）及时、准确、保质、保密。
2）手续齐全，不得缺头少尾，圆珠笔、铅笔书写的材料要进行复制后一并归档。
归档资料质量要求及保管期限：
1、 移交档案时，各相关部门要与档案室办理移交手续，即填写“归档资料交接（记录）”登记表。
2、 案卷内容字迹要工整、清晰，按资料性质、项目名称、时间、阶段等情况形成一个或若干个保管单位。
3、 按顺序排列、编号，一律盒装，封面及卷背上所列项目用毛笔、钢笔或炭素笔逐项填写。
4、 施工技术文件资料保存期限为永久。
保密、借阅和销毁：
1）保护档案安全，保守企业秘密，按上级规定划分保密级，做好登记交接工作，平时锁好，节假日前后加强检查，增强保密意识，以适应新形势发展。
2）本公司保管的档案只为本公司提供利用。原则上不外借，如特殊情况外借需经主管领导批准签字，严格履行借阅手续，一般限5日内归还，绝密文件不外借，内部使用不准超过3个月。
3）查阅人事档案，不准带出档案室。
4）质量体系文件要执行《文件控制程序》规定，交收双方当面核对。
（5）如有违反借阅制度，造成损失的予以处理。
6）保管期满需销毁时，由管理者代表、主管经理及有关部门参加的鉴定委员会鉴定，对无保留价值的文件报总经理批准后销毁。
7）要指定两个监销人以防泄密，并在监销清册上签字。
档案室管理及防火：
1）一律采用档案专用铁卷柜，室内保持清洁、干燥，做好防火、防盗、防光、防潮、防虫、防污染等工作。每年雨季后检查一次，发现破损及时补救。
（2）不准存放杂物，严禁在档案会开会，未经允许不得进入。
3）档案室禁止吸烟，严禁明火及易燃、易爆物品，电器设施每半年检查一次，雨季增加次数，随时注意档案室内外火灾隐情及其它不安全因素，发现及时解决通告。
附则：本办法由经理办公室负责解释，自发布之日起实施。
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2009 中外建办字第033号。关于印发 中国对外建设总公司档案管理办法 的通知。总部机关各部门，各区域公司 专业公司 分公司 子公司 现将 中国对外建设总公司档案管理办法 印发给你们，请遵照执行。二 九年三月二十日。抄送 总公司领导。目录。第一章总则 1 第二章档案管理机构及其职责 2 第三章文件...