2019公司文件管理制度

发布 2022-02-02 11:53:28 阅读 2114

编号:文件管理制度

拟制:审核:

批准:河北雨露食品****。

2023年11月1日实施。

一、目的。为使公司文件处理工作规范化、科学化、制度化,从而提高工作效率和工作质量,结合公司实际工作情况,特制定本制度。

二、适用范围。

本制度适用于公司所有有效文件。

三、部门职责。

1、办公室。

1) 负责建立健全公司文件管理制度,负责本制度的制定与修改。

2) 负责公司文件的下发及管理。

3) 负责本制度的实施。

2、其它各部门。

1)负责拟制与本部门工作职责相关的文件。

2)负责按本制度规定执行。

四、程序内容

1、文件的分类

1)实体文件(包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化**、外来文件等)。

2)程序文件(包括工作流程等)

2、公司文件的管理。

1)公司文件管理由综合办公室负责,包括颁布下发文件、建立健全公司文件管理制度、加强文件管理的的统一与协调并保证公司文件处理工作高效运转。

2)公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。

明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件,是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件,只有盖有受控章的文件在受控范围内,签收人不得复印,如因复印导致的执行非受控有效文件,造成的问题由执行人负责。

3、文件编制与审批。

1)编制。各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制。

1.1文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。

1.2文件的内容包括:目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。

1.3文件应字迹清楚,标示明确。

2)审批。每部文件的实施都要经部门领导或主管领导审核,经管理者代表批准,综合办公室发放并保存相关记录。

4、文件编号。

公司文件按照如下规则编号:

yl—xx—

文件顺序号,按等依次编号区分。

部门汉语拼音名称缩写。

代表公司管理文件类型缩写。

代表公司内部文件。

各部门汉语拼音名称缩写为:

体系管理办公室tg,行政综合办公室zh,财务部cw,安全管理办公室ag,质检部zj,人力资源rl,市场部sc,设备部sb,电仪车间dy,甲醚分厂jm,dcb分厂dcb。

公司管理文件类型缩写:

作业指导书zd, 操作规程gc, 规范gf, 质量计划jh, 标准bz,管理制度gl。 4.5文件下发与签收。

4.5.1公司所有文件的下发,均需填写《文件发放**记录》。

4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废,应在新文件下发后立即废止,且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。

4.5.3公司所有下发的文件,必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放**记录》,交相关收文人员签收。

4.6文件的保存。

4.6.1文件的保存形式:文件可以以书面形式或电子版形式保存,以电子版形式保存时,应有备份。

4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存,副本由各部门负责保存。

4.6.3文件要分类保存,便于阅览;查阅和借阅文件,需**件管理部门同意并作好记录,借阅文件的时间一般不得超过10天。

4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时,应重新领取新文件同时交还原文件;文件丢失时,向文件发放部门重新申请领取新文件。

4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出,加盖“作废”印章,防止作废文件的非预期使用;对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的,须经管理者代表批准,加盖“作废留存”印章,并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。

4.7文件的修改。

文件的修改包括换版、更改、补充,由体系管理办负责。

4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时,由持有者提供更改申请,并填写《文件更改申请表》送交体系管理办。

4.7.2 文件更改的审批,应由原审批人进行,当原审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批,但其应获得审批所需要的有关背景资料。

4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时,应由公司组织专业人员修订换版,由体系管理办在原《文件更改申请单》上注明,报管理者代表审批。

4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件,应经必要的验证后由原批准者审批。

4.8文件的废弃与销毁。

4.8.1废弃文件时,记录作废原因,经过有关部门的审核,得到有关文件最终认可者的认可后,通报给体系管理办,原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。

4.8.2文件被作废后,文件控制部门在《文件发放**记录》上作有关文件编号的删除标识,登记在《文件、资料废弃记录表》上,并整理文件目录。

4.8.3文件被作废后,因特殊需要留存的,应在原文件上加盖“作废留存”印章,并与现行文件分开保存。

4.8.4文件的销毁由各部门提出申请,经管理者代表批准,体系管理办实施。

4.9 文件的复制。

任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件,需要复制文件时,应向管理部提出申请,经原文件批准人核准后方可复制。

5.相关记录。

文件发放**记录》

文件借阅、复制记录》

文件、资料废弃记录表》

文件更改申请单》

文件销毁申请》

文件有效性检查表》

2019公司文件管理制度

作者 日期 编号 文件管理制度 拟制 审核 批准 河北雨露食品 2011年11月1日实施。一 目的。为使公司文件处理工作规范化 科学化 制度化,从而提高工作效率和工作质量,结合公司实际工作情况,特制定本制度。二 适用范围。本制度适用于公司所有有效文件。三 部门职责。1 办公室。1 负责建立健全公司文...

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编号 文件管理制度 拟制 审核 批准 河北雨露食品 2011年11月1日实施。一 目的。为使公司文件处理工作规范化 科学化 制度化,从而提高工作效率和工作质量,结合公司实际工作情况,特制定本制度。二 适用范围。本制度适用于公司所有有效文件。三 部门职责。1 办公室。1 负责建立健全公司文件管理制度,...

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