第二章时间管理。
第一节时间管理的重要性。
1、时间管理的目的。
三"效"：
效果：确定的期待结果。
效率：以最小的代价或浪费获得结果。
效能：以最小的代价和浪费获得最佳的期待结果。
时间管理的目的就是要同时获得三"效"。
2、时间管理的状况不佳的表现
时间缺乏管理的表现：总是最后一分钟赶进度。会议多如牛毛或者会议没有结果，每天毫无所获地打磨掉，周围危机四伏。
时间管理欠佳的表现：大小事情同样地处理和对待，大小事情都效率低下。
3、时间管理的重要性
时间浪费现象很多，可以分为显性和隐性浪费两种。
显性的浪费如：**、朋友来访、聊天。不是不需要休息和做这些事情，只是无目的地做这些，就是浪费。
另外一种浪费是拖延工作。事情的更换往往会浪费时间。所以应当将事情归类，按照类别做，可以节省不少时间。
还有一些浪费是隐性的。例如有的事情秘书做起来比你自己做的更快或者更好，你非要自己做不可，这就是一种浪费。 做不该自己做的事情，也是浪费。
一旦掌握了时间管理的秘诀，你会发现自己做事的效率竟然会这么好，你终于有了更多的时间来做自己真正想做的事情。这美好的一切都来自于你彻底的实践学到的每一个方法，从今天开始你将成为一个不折不扣的时间管理专家。
第二节时间管理的十大关键。
一、设立明确的目标。
成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标。
二、你要列一张总清单，把今年所要做的每一件事情都列出来，并进行目标切割。
1． 年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；
2． 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形。
便及时调整过来；
3． 每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；
4． 每天晚上把第二天要做的事情列出来。
三、 20：80定律。
用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。
四、每天至少要有半小时到1小时的"不被干扰"时间。
假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。
五、要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾。
你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。
六、每一分钟每一秒做最有效率的事情。
你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。（始终直瞄靶心--绩效<=>晋升）
七、要充分地授权。
列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。
八、同一类的事情最好一次把它做完。
当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。
九、做好"时间日志"
把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。
十、时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟顶尖人士学习。
千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验？
第三节时间管理的基本原则。
1、 平等分配。
任何人都没有足够的时间，然而每一个人又拥有自己的全部时间。这就是著名的“时间悖论”。时间是一种被相等地分配给所有人的资源。
2、 错误的感觉。
管理者的时间很少花费在他自己想要花费的地方。这种想法捉弄了时间的所有者，使他错误地认为，他的时间正用于应该用的地方，而不是用于实际用的地方。
3、 时间分析之必要。
每日活动记录至少持续1周，每15分钟填写写1次，这作为有效时间分析的基础是必要的。这种活动至少每半年应该重复1次，以免恢复低劣的时间管理方式。
4、 预料。
事先有所准备的活动一般来说比事后补救的活动更为有效。小洞不补，大洞吃苦。避免发生意外的最好办法就是预料那些可能发生的意外事件，并为这制订应急措施。
我们假定，如果事情要出错，那就无法避免。（墨菲第三定律）
5、 计划。
绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省3--4小时，并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划，那么实际上你正计划着失败。
6、每日计划。
每日计划对于有效地利用个人的时间是必不可少的，它应该于前一天下午或当天开始时制订出来，并与近期的目标和活动相一致。
7、目标。较有效的结果一般是通过对既定目标的刻意追求来达到的，而不是依靠机会。目标管理的基本概念就**于这个已被证实的原则。
8、优先次序。
应该按照优先次序对各项任务进行时间预算或分配。不同的是很多管理人员花费时间的数量往往与他们任务的重要性成反例。（帕金森第二定律）（参看帕莱托原则：第10条）
9、最后时限。
给自己规定最后时限并实行自我约束，持之以恒就能帮助管理人员克服优柔寡断。犹豫不决和拖延的弊病。
10、集中。
在人们有组织的努力中，少数关键性的努力（大约20%）通常能够产生绝大部分结果（大约80%）。这条原则也称为帕莱托原则，即20/80定律。有效的管理人员总把他们的努力集中在能够产生重大结果的那些"关键性的少数活动上"。
第四节时间管理方法。
第五节 一） 有效的时间管理（美国p·f·drucker）
记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；
管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；
集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。
二）abc分类法
1、按照事务的类型来安排时间。大致来说，事务可以分为四种类型，管理者花多少时间，应视其类型而定。
①紧急而且重要。包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。
②重要但不紧急。包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。
如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是"不务正业"。
③紧急但不重要。包括批阅日常文件、工作例会、接打**等。这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间。
④不紧急也不重要。包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务，管理者可先想一想：
"这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况呢？"如果答案是"什么事都没发生。"那就应该立即停止做这些事。
2、安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；
3、在工作中记载实际耗用时间；
4、每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；
5、重新调整自己的时间安排，更有效地工作。
三）二十个节省时间的方法。
1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2. 从优先级最高的事物着手。
3. 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。
4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
5. 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。
6. 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。
7. 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。
8. 学会委派别人做事。
9. 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。
10. 减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
11. 避免完美主义。记住80/20 定律。
12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
13. 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。
14. 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟。
15. 聚精会神地做手头的事情。
16. 处理重要事情时，使用大块的时间。
17. 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。
18. 文书工作争取只处理一次。
19. 在行动以前，彻底地思索整件工作。
20. 第一次就做好。
第五节时间管理策略与技巧。
一、 除时间杀手。
所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如：
1 )**干扰：一般人在接**後习惯聊天一阵子，这样很浪费时间；
2 )开会：不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间；
3 )不速之客：临时有人敲门拜访，一闲聊就花掉数十分钟，所以尽量花费数分钟即结束；
4 )救火：即总是在做应急的事情；
5 )拖延的习惯；
6 )犹豫不决；
7 )过度承诺；
8 )个人组织能力不佳；
9 )缺乏目标；
10 )缺乏优先等级；
11 )缺乏完成期限；
12 )授权能力不佳；
13 )权力或责任界定不清；
14 )缺乏所需资源。 若要消除时间杀手，您一定要厘清工作的重点：把工作重点拟出来，然後作出抉择。通常自己就是时间杀手，要设法控制自己。
二、克服拖延的习惯。
1 )要有良好的组织；
2 )由重要的事情开始著手工作；
3 )建立一个报酬时间表；
4 )培养紧急的意识；
5 )以快节奏工作；
6 )一旦开始，不要停止；
7 )订出一段特定的时间工作；
8 )从最糟的事情开始；
9 )详细的计划；
10 )不可找藉口；
11)设定截止期限。
三、授权与沟通。
1 )工作时间中有75% 的时间是花在与人沟通上；
2 )在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系；
3 )在职业生活中您是否成功，百分之84决定於您如何有效地与别人沟通；
4 )每一次沟通的破裂，都发生於意见表达不明确；
5 )不良授权是浪费时间的主要因素；
6 )您与上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什麽 ?
7 )要使自己成为解决方法导向的人；
8 )要将可能交办出去的工作授权出来；
9 )要教导您的部属，如何做您所交办的工作；
10 )要向外界争取资源协助您。
四、时间管理哲学。
1 )培养个人的时间管理哲学；
2 )要有远大的眼光；
3 ) 要有延後满足的能力；
4 )培养个人的特质，在行动中自我操练；
5 )学习微视，以每分钟来衡量时间；
6 )学习如何说 “ 不 ”；
7 )要记住时间等於金钱；
8 )要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事；
9 )完成较**值的工作；
10 )时间管理是一生的技巧；
11 )以榜样去引导您的部属；
12 )平衡与适度：放轻松、要休假和运动；
13 )确定您的目标与价值一致；
14 )定期健康检查；
15 )吃清淡的食物；
《时间管理》培训
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